Sabia Vida

Minimalismo productivo

Gran archivo de texto, mi manual

En resumen, no tendrás que organizarte. Con un GAT, y la herramiento de búsqueda, ya estás organizado.

Doug Toft en, Creative Habit: Capture Ideas in a Big Text File

Hace mucho tiempo introduje en este blog la idea de usar un y solo un, gran archivo de texto plano, desde ahora GAT, para organizar la información personal. Las ventajas son claras el texto plano es fiable, sencillo, ubicuo y, —vital cuando el trabajo se multiplica—, muy, muy rápido. Si organizarse implica sacar las cosas de tu mente y ponerlas en lugar seguro con la misma velocidad con la que llegan, nada supera al texto plano en velocidad y seguridad.

Permíteme recordar que un archivo de texto plano no es un documento de un procesador de textos como Word o Open Office, sino un archivo más sencillo que no contiene ningún elemento de estilo sino exclusivamente caracteres, —letras, números y símbolos— y nada más.

Es en este archivo GAT donde llevo ahora mi kanban vertical, mi diario de tareas y los borradores de este blog, entre otras cosas. Ni que decir tiene que el archivo resultante es más bien grande y heterogéneo. Sin embargo, me resulta sencillo encontrar al instante lo que quiero buscar.

Estrategias para mi GAT

Mi primera aproximación se resume en marcar todo mi GAT con markdown y poco más. Esto funciona, más o menos, pero markdown no fue diseñado para estructurar grandes archivos de texto plano; sino para ser una alternativa a html más fácil de entender.

Ahora uso estrategias que son mejores y más completas que las que expliqué en mi artículo anterior: Uno, grande y de texto. Vamos a verlas:

Espacio en blanco

Para distingir un texto de otro, una sección de otra en un gran archivo de texto plano no existe nada mejor que el espacio en blanco. Suelo dejar unas treinta líneas entre secciones heterogéneas, por ejemplo cuando paso del kanban a mi lista de notas. Si estamos hablando de una subsección basta con tres líneas de espacio en blanco.

La idea es tener algo que a simple vista y de lejos deje claro que estamos en una sección nueva. Ayuda poco a encontrar nada, pero mucho a prevenir que, en esos días en los que las neuronas se ponen en huelga, anote las cosas donde no debo.

Y además, resulta que el espacio en blanco es sexy.

Anclas

Estoy adquiriendo el hábito de etiquetar algunas partes de mi archivo con palabras clave que podrían serme útiles cuando estoy realizando una búsqueda.

Giles Turnbull en Living in text files

El borrador de este artículo tiene un "ancla"; un código que permite encontrarla rápidamente. En este caso el ancla es @gat-manual. Lo que hago es anotar también en el kanban (o agenda, etc) el código del ancla junto al título. Así tengo un identificador que será, probablemente, único.

Banderas

Una “bandera” o estandarte es un elemento de formato visual para archivos de textos planos que… que se explica mejor con un ejemplo sin florituras:


=========================================
=========================================
Mi bonito título en una bandera
=========================================
=========================================

Lorem ipsum dolor sit amet porque si amet Lorem, Lorem no te hace dolor en el ipsum o eso creedibamus sit ut supra videntur...

Hay quien hace las banderas con = otros con -, *, etc.., pero lo fundamental es algo que destaque la sección en la que estamos trabajando. Tampoco es tan complicado.

Cabeceras

Comienzo cada nota en el ugyt con una bandera y justo después con una cabecera. Por ejemplo el borrador de este artículo llevaba la siguiente cabecera:


---
Asunto: Post para Sabiavida
Categoría: Productividad
Ancla: @gat-manual
---

Como ves hay una línea de asunto diciendo lo que es, un post para este blog, su categoría, —que en este caso coincide con la categoría del post— y el ancla del que ya hablamos.

Sincronización y Control de Versiones

Sincronizo mi GAT en dropbox porque de esta manera está disponible en todos mis dispositivos. Además, dropbox, tiene un control elemental de versiones, en el sentido de que almacena imágenes de todas las veces que el archivo se ha sincronizado.

Doble pantalla

Cualquier editor de texto plano moderno tiene capacidad para abrir un mismo archivo de texto en varias pestañas independientes, —además de otras opciones—, lo que te permite centrar la vista de tu primera pestaña en una nota, en en otra tu diario y en otra más un borrador de tu siguiente trabajo.

En mi caso, últimamente, estoy usando Sublime Text y Vim; el primero es más sencillo, pero de sobra para tus necesidades salvo que seas un programador. Aunque gustar, gustar, Vim es más eficiente, una vez se aprende bien. (Se tarda unos tres mil cabezazos.)

Borrar

Hay que borrar tareas que ya no vas a hacer y otras anotaciones que nunca serán relevantes. Con eso consigo evitar crear un monstruo gigantesco. Oh, sí, ¿y si eso que borro lo necesito porque Marte está en conjunción con Capricornio? Pues mala suerte. Francamente, el valor prudente forma parte de la experiencia minimalista, una vez que sé que algo no me volverá a ser útil, lo borro. Si estoy en la duda irá al archivo muerto.

Esa idea que no voy a implementar, la borro; los detalles del viaje del año pasado, la borro; aquella novela que ya he decidido que no escribiré, sayonara, bye, bye.

El archivo muerto

A quí, en las oficinas grandes, llamamos de forma coloquial archivo muerto al archivo que contiene las cosas antiguas que se supone ya no vamos a usar. Por ejemplo la nómina de 2007, el expediente personal de alguien ya jubilado y ese tipo de cosas.

Podemos, ¿debemos? hacer lo mismo con nuestros GAT. Tan pronto como sea posible, cortas y pega lo que creas que ya no vas a necesitar al archivo muerto. Puedes llevar a ahí, el diario de tareas de 2010, para que cuando busques tus notas de la declaración de la renta no tengas que encontrarte lo que hiciste en 2010 cuando ya es poco probable que te sirvan para nada.

Estructura

Mi archivo GAT vivo tiene una estructura sencilla. Primero el kanban vertical de trabajo, después y tras un gran espacio en blanco, el kanban vertical personal. Tras otro gran espacio en blanco viene mi diario y, por último, notas, ideas, borradores y todo lo que surja.

Esta estructura no es caprichosa, sino que responde a mis necesidades y a un principio de las 5S, situar necesarios, acercando lo que uso de manera más frecuente.

El diario de tareas

Aprovecho ahora para repasar el concepto de diario de tareas. Se trata de una bitácora de las tareas completadas que ayuda a la revisión semanal y a poder responder a la preguntita odiosa de dentro de tres meses: ¿qué pasó con el Informe sobre…? El mío es algo como esto, solo que con meses y días de verdad:


32 de mayunio, vierlunes
========================

* Certficado Don ... 

* Informe sobre...
    Entregado en mano a ...
    Ver notas en muerto @xyz

* Sanción...
	Archivado en...
	Recurso probable
	2015/3639 (?)

* Resolución sobre... a ...
	Ojo notificado mediante...

* Post para SabiaVida

33 de mayunio, viermartes
=========================

* Otra tarea

@hoy

Así de sencillo bajo cada día voy anotando separadamente las tareas y proyectos que están completamente terminados, —de lo contrario siguen en el kanban—, junto con las mínimas notas necesarias para acordarme de lo que hice, si en el futuro se vuelve necesario.

Por último anoto el ancla @hoy para encontrar al instante el día de hoy que, por comodidad, es el que cierra el diario.

Otras herramientas

Que todo acabe en el GAT no significa que el GAT sea lo único que tenga. ¿Qué lo único que tengo es un pedazo de papel de envolver? Pues allí se anota. ¿Qué lo más apropiado es una grabadora? ¿Una foto con el móvil? Adivinen.

Esto no es ninguna cosa rara, ni novedad. Es sencillamente un enfoque práctico ante el mundo real que siempre nos sorprende, o un enfoque ninja, que aunque tenga sus armas tradicionales no dudaría en usar una piedra si es lo que tiene a mano.

Estas son mis estrategias

Y si no le gustan, que no tiene obligación de que le gusten, se busca usted las suyas. Una de las ventajas del texto plano es precisamente su flexibilidad que puedes aprovechar para adaptar esta herramienta a tus necesidades. Yo, por mi parte, seguiré buscando las mías y le tendré informado de lo que encuentre por el camino.