mesa-agenda: dícese de la mesa que se ha convertido en una agenda
La imagen del funcionario asediado por pilas de expedientes se hizo famosa en España. Visualmente da la impresión de quien está rodeado de papel está rodeado de trabajo. Incluso se llega a creer que uno es más trabajador en cuanto más papeles tiene encima. Representa una forma de organización clásica que supone convertir la propia mesa en una agenda. Creo que hay mejores alternativas.
Organizando la mesa-agenda
Si uno se da una vuelta por muchas administraciones públicas verá todo tipo de mesas-agendas. Las hay que parecen castillos que protegen a la funcionaria del exterior, ¿echará de menos la era de la ventanilla? Bromas aparte una mesa hundida en papeles no tiene por que significar desorganización. Veamos lo que he encontrado
Sistema de dos columnas
A la izquierda hay una gran columna de entrada. Allí la funcionaria apila hasta desafiar a la gravedad todo aquello que está por hacer. En la derecha está otro pilar cósmico con todos los expedientes ya tramitados y que se han de archivar.
Sistema de varias columnas
Si el funcionario en cuestión tiene diversos asuntos que tratar el sistema de dos columnas no le vale. En vez de eso reparte los asuntos en varias columnas más pequeñas que acaban cubriendo toda su mesa — y alguna vieja que roba del sótano.
Este sistema puede llegar a ser muy sofisticado, hasta el punto de etiquetar cada columna y dentro de cada columna cada expediente dando cuenta del estado de tramitación de cada uno.
Sistema de Harry Potter
Aquí está todo esparciado por la mesa y el suelo, sin orden. Para que el trabajo salga adelante uno debe haber estudiado en Hogwarts. Todo sistema de varias columnas puede degenerar en el sistema de Harry Potter.
Desventajas de la mesa-agenda
Una mesa-agenda puede ser un método eficaz, pero no siempre el mejor, veámos razones
1. El compañero que no respeta tu orden
Puedes tener un sistema de varias columnas muy sofisticado. Lo proteges como una leona. Pero te toca archivar, o desayunas, y entonces tiemblas. Lo sabes, agazapado entre la hierba alta de la oficina merodea el compañero ahí-te-lo-dejo. Su método de actuación hiela la sangre. Viene a tu mesa, aprovecha que no estás, y con descaro te lanza un expediente en medio de tu sistema, para que hagas algo que espera que adivines.
Una semana de vacaciones con estas fieras rondando y tu sistema ha muerto.
2. Archivos compartidos
Dificilmente cada sección puede tener un archivo propio de todo. Las limitaciones de espacio y el volumen de trabajo hace que sea imprescindible un archivo común bien organizado.En este paradigma si yo tomo un expediente y lo dejo en mi mesa hasta su tramitación puedo afectar a otras secciones.
Por ejemplo, tras incidencia en la base de datos la funcionaria A, ha de grabar de nuevo la hoja de servicios de un profesor. Mientras el compañero B debe tramitar una resolución para la que necesita los datos del expediente. Si el compañero B toma el expediente y lo pone en su mesa para su tramitación, la compañera A no puede tramitar la hoja de servicios. Si por cualquier razón la resolución se eterniza —por ejemplo cuando no se está seguro de la legislación aplicable al caso —la hoja de servicios también, con el consiguiente enfado del profesor y la merma de la calidad del servicio.
Y en la vida real pueden darse ejemplos que afecten a muchas secciones a la vez; al punto de que todo quede paralizado por estar la base de datos mal, pero que la compañera que deba grabarlo no tenga el expediente ni sepa en cual de las siete plantas del edificio pueda estar y deba dedicar tiempo a pesquisas detectivescas.
La situación puede volverse frustante cuando descubra que todo el tiempo el expediente ha estado en una mesa, en espera de que se haga la hoja de servicios.
3. Mezcla de papeles
El tener muchos expedientes abiertos hace posible, incluso probable la mezcla de papeles entre ellos. Sobre todo si uno de los interesados es Don José Pérez Pérez y el otro Don José C. Pérez Pérez.
4. Agobio
O stress como también se llama. Visualizar todo el trabajo que queda por hacer puede agobiar; sobre todo si las pilas se van haciendo más grandes según pasa el tiempo. Y éste indicador puede engañar: un expediente puede ser más gordo que otro por razones que no tienen nada que ver con el trabajo a realizar. Ejemplo: un expediente personal de un funcionario que haya tenido varias faltas de disciplina; esos engordan que da gusto, pero si todo lo que tienes que hacer es certificar el tiempo de trabajo a tí te da igual.
5 Reducción del espacio físico de trabajo
El más evidente, pero no por ello menos importante. Todo papel que esté sobre tu mesa reduce el espacio físico que tienes para trabajar. Si por casualidad debes ordenar un expediente te sentirás incómodo y te arriesgarás a mezclar papeles. Si necesitas tener varios documentos a mano para emitir una resolución, ni te cuento.
6 Dispersión y dificultad de concentración
Todo lo que tengas delante de tus ojos son estímulos para tus preocupaciones. De pronto tu cerebro recordará que tenías que hacer algo en ese papel, cuando estás trabajando en otro. Serán pequeñas interrupciones, sí, pero que te irán fatigando y enlenteciendo el trabajo, aumentando también tus posibilidades de cometer errores.
7 Dificultad para su limpieza
Si ni tu madre limpiaría tu mesa llena de papeles a rebosar, ¿pretendes que lo haga una empleada? Si tu nombre no empieza por Directora General, olvídalo.
Alternativas
La alternativa es una agenda y un método de productividad. Si hablo en plural es para enfatizar que hay diversos métodos de productividad. GTD, por ejemplo, es una buena idea, que además para el caso de los funcionarios puede simplificarse mucho si las tareas encomendadas son siempre de unos tipos definidos.
Desde luego no tengo espacio aquí para siquiera hacer una introducción a GTD, pero sí para esbozar las líneas generales de un sistema de trabajo alternativo a la mesa-agenda
Sólo se tiene en la mesa lo que se necesita en ese momento Se descompone cada proyecto en las tareas elementales. Por ejemplo: una resolución se compone de estudio, redacción de la propuesta de resolución, subida a firma, registro de la resolución, redacción del oficio de notificación, etc. Entre más detallado, mejor
- Se anota todo lo que se tiene que hacer
- Se anota todo lo que se ha hecho
- Si es posible se trabaja con información digitalizada, via escáner
- Se archiva tan pronto como se termina cada trabajo, anotando esta circunstancia, incluyendo si es necesario mención de donde se ha guardado
- El puesto de trabajo se organiza conforme al modelo de las 5S
Un ejemplo
Escapa de este post poder detallar todo lo las 5S y GTD tienen que ofrecerte. Así que deja que te explique con un ejemplo simple.
Llega una solicitud en papel a mi mesa. La coloco en la bandeja de entrada. A la primera ocasión que quedo libre la estudio. Resulta que pide que se le emita un certificado del tiempo de servicios prestado. Rapidamente descompongo1 la actividad en tareas y lo anoto en mi agenda
Proyecto Certificado Tiempo Prestados Doña Ciudadana García García DNI 1111111Z
Dirección Calle Tal Número Cual Código Postal 35001 Ciudad, Provincia
Archivar la solicitud en su expediente personal
Comprobar hoja de servicios *
Enviar email2 al interesado para confirmar el tiempo trabajado
Esperar contestación
Emitir el certificado *
Someterlo a firma
Anotar en mi agenda3 “Esperando por firma”
Registrar el certificado
Preparar el envío por correos
Remitirlo a los subalternos (que a su vez lo llevan a correos)
Archivar copia del envío en su expediente personal, adjuntándolo a la solicitud. Cuando llegue el acuse de recibo de correos, éste se grapará a la copia del envío
Sólo en los apartados señalados con un * puedo necesitar el expediente en papel. Una vez anotada la dirección no vuelvo a necesitar la solicitud. Por supuesto este es un caso extremadamente simple, pero los complejos sólo difieren en el número de pasos necesarios, pero por lo demás es lo mismo. Nota que durante la inmensa mayoría del tiempo el expediente está disponible para la realización de otro trabajo simultáneo. Así el que yo espere por una firma no paraliza a nadie.
Términos de búsqueda:
- agendas de trabajo de mesa
