El presente artículo es una traducción libre y adaptada de una entrada en inglés del Blog “Zen Habits”. Su autor ha puesto su blog en el dominio público y he decidido aprovecharlo. Ni siquiera pide que le ponga un enlace, pero yo soy un caballero.
Estás trabajando en dos proyectos a la vez y viene tu jefe y te pone dos nuevos encargos sobre la mesa. Mientras estás al teléfono te entran tres correos. Sales corriendo a hacer la compra. Al Blackberry y al móvil se están quedan sin baterías. Y entonces aparece un compañero y te pregunta…
¡Felicidades! ¡Estás jugando a los malabares de la multi-tarea!
En esta era de tecnología instantánea, somos bombardeados con información y demandas de nuestro tiempo. En parte, ésta es la razón por la que “GTD” es muy popular en nuestro mundo; es un sistema diseñado para tomar decisiones rápidas y mantener todas las tareas de tu vida en orden. Pero incluso con GTD, a veces las tareas nos sobrepasan tanto que cualquier sistema se derrumba.
“Life Hack” en su excelente artículo “How to Multi-taskcache,” presenta la naturaleza de la multitarea y como hacerla sin renunciar a concentrarse en una cosa a la vez.
Lo que aquí presento es Como NO hacer multi-tarea; una guía para trabajar de forma que no se resienta tu salud mental.
Primero, algunas razones por las que no se debe hacer multi tarea.
- Hacer varias cosas a la vez disminuye la eficacia, debido a la necesidad de “cambiar de marcha” en cada nueva tarea una y otra vez.
- Hacer varias cosas a la vez es más complicado, y por tanto más inclinado a causar estres y errores.
- Hacer varias cosas a la vez puede ser una locura, y en este mundo caótico, necesitamos reinar en el terror y encontrar un pequeño oasis de sensatez y calma.
Aquí van algunos consejos sobre como NO hacer varias cosas a la vez.
Haz listas de tareas pendientes para diferentes contextos (llamadas, ordenador, salidas, casa, esperando por, etc), según tu situación. Ten una herramienta de captura (por ejemplo un cuaderno) para anotar lo que necesite hacerse. Ten una bandeja de entrada física y una para el correo electrónico (las mínimas) para que todas las cosas se puedan agrupar en un sólo lugar (una para papel y una para lo digital).
Planifica tu día por bloques, con bloques abiertos en medio para las cosas urgentes que surgen en el momento. Puedes probar con bloques de una o media hora, según lo que funcione mejor para tí. O prueba con bloques de 40 minutos, con 20 minutos de por medio para tareas diversas.
A primera hora de la mañana, ponte a la Tarea Más Importante. No hagas nada más hasta que esté completa. Date un pequeño descanso y luego continúa con tu siguiente Tarea Más Importante. Si puedes completar dos o tres de éstas por la mañana, el resto del día irá rodado.
Cuando trabajes en una tarea asignada a un bloque de tiempo, desconecta todas las distracciones. Sal del correo electrónico y de Internet, si es posible. Apaga el móvil. Intenta no responder al teléfono, si te es posible. Concéntrate en esa única tarea, e intenta hacerla sin preocuparte por ninguna otra cosa.
Si sientes ansia de comprobar tu correo o cambiar a otra tarea, párate. Respira profundamente. Vuelve a concentrarte. Vuelve a la tarea en cuestión.
Si surgen otras cosas mientras estás trabajando, ponlas en la bandeja de entrada, o anotálas en tu sistema de captura (un cuaderno, un pda, un post-it…). Y vuelve a la tarea. De vez en cuando, según vayas completando una tarea, procesa tus notas y tu bandeja de entrada, añadiendo las tares a tu lista de tareas pendientes, y re-estructurando tu planificación si es necesario. Procesa el correo y las otras bandejas de entrada a intervalos regulares.
Sucede a veces que una interrupción es tan urgente que no puede aplazarse hasta que hayas completado la tarea a mano. En ese caso, haz una nota de donde te has quedado, y ponla junto con todos los documentos o notas asociadas a esa tarea juntas y aparte (quizás en una carpeta de “pendientes” o de “proyecto”). Cuando vuelvas a la tarea, puedes sacar la carpetar y comprobar tus notas para ver dónde lo dejaste.
Haz respiraciones profundas, estírate, y descansa de vez en cuando. Disfruta de la vida. Sal fuera y contempla la naturaleza. Mantente cuerdo. Bueno, eso es todo. Resta decir que yo he seguido estos consejos y puedo atestiguar que funcionan.
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- Yadira
