El editor de texto como herramienta de productividad

 

Resu­men: Usando un edi­tor de texto sim­ple como el bloc de notas, no un pro­ce­sa­dor de texto como Word, se puede lle­var un dia­rio de tra­bajo que resulta útil para eva­luar y mejo­rar la pro­pia pro­duc­ti­vi­dad y para coor­di­nar las tareas en un grupo.

Recien­te­mente he tenido un pro­blema con mi sis­tema de pro­duc­ti­vi­dad. Veréis, hasta ahora iba ano­tando lo que iba haciendo en el calen­da­rio de mi agenda. Fue bien, hasta que, lite­ral­mente, no tenía sufi­ciente espa­cio en el papel. Y no, no es que sea un loco del tra­bajo, pero cuando hay que hacer muchas peque­ñas tareas uno se puede ver per­dido. Así que pasé a ano­tarlo todo en el Note­pad de win­dows, y la ver­dad es que estoy muy con­tento con el resultado.

Un dia­rio de tra­bajo, ¿por qué?

Quien uti­lice las apor­ta­cio­nes de GTD para cons­truir su sis­tema de pro­duc­ti­vi­dad¹ va lle­vando casi un dia­rio de tra­bajo. Se trata del calen­da­rio², donde va ano­tando las tareas que desean hacer y mar­cán­do­las según son com­ple­ta­das. Pero este tipo de dia­rio creado por sub­pro­ducto tiene dos limi­ta­cio­nes. En pri­mer lugar las inte­rrup­cio­nes, las tareas sal­va­jes que nos sor­prende fuera de la pla­ni­fi­ca­ción y que es posi­ble no haya­mos ano­tado. En segundo lugar en el calen­da­rio de una agenda no suele haber espa­cio para comen­tar las tareas.

Lo más impor­tante es que a la hora de la ver­dad, cuando hay que revi­sar o eva­luar ase­gura que no se pierda nada. Es más, si por enfer­me­dad u otra causa tene­mos que ausen­tar­nos del tra­bajo, el dia­rio (o la parte no con­fi­den­cial) de éste ser­virá para la com­pa­ñera siga donde lo dejamos.

Por último y no menos impor­tante, ante posi­bles mete­du­ras de pata e inefi­cien­cias varias un dia­rio, si bien no es una prueba defi­ni­tiva, sí nos per­mi­tirá recor­dar hechos que fun­da­men­ten nues­tra posi­ción. “A las 5:45 yo dí la orden de que se hiciera esto y no lo otro”.

Cómo iría

    25 de mayo de 2525 (if man is still alive)

    ==========================================

    @@ Incidencia. Ordenador no funciona. Pantalla en negro.

    1. Llamo a Servicio Técnico. Dicen compruebe cable.

    @@ Incidencia resuelta.

    2. #Plan para conquistar el mundo 25# Llamo a científico loco.

Como se puede ver, ade­más de nume­rar las tareas por días, añado algu­nos sím­bo­los de mar­cado, que por poner algu­nos ejemplos.

@ = Orde­na­dor / Internet

#Nom­bre de Proyecto# 

€ = Dinero o Banco

$ = Con­fi­den­cial (Ayuda, con la herra­mienta de Bus­car y Reem­pla­zar) a borrar rápi­da­mente las entra­das con­fi­den­cia­les, por si hace falta compartir.

@@ = Todo sím­bolo doblado sig­ni­fica problemas

! = Avi­sos, nota infor­ma­tiva, a tener en cuenta.

¿Por qué el bloc de notas, note­pad, gedit u otro edi­tor de texto?

1. El fichero de texto es de un peso muy ligero.

2. Cual­quier orde­na­dor del unvierso puede leerlo, y segu­ra­mente con­ti­nuará siendo así en el 2525

3. Si hace falta bus­car algo, la fun­ción de bús­queda del edi­tor de texto lo hará en un instante.

4. La sen­ci­llez y la velo­ci­dad de manejo, hace que no per­dáis el tiempo en tonterías.

Eso sí, tened en cuenta.

1. Es buena idea que apren­dáis a usar bien vues­tro pro­grama. Todo edi­tor de texto tiene fun­cio­nes muy útiles.

2. Tam­bién es con­ve­niente que adap­téis la pre­sen­ta­ción. A veces un tipo de letra pequeño sobre fondo blanco no ayuda, bus­cad el que os sea más cómodo.

Ya está, es así de sencillo.

Luego se trata de ir ano­tando cada tarea según se va com­ple­tando, usando una línea por tarea –lo que no es pro­blema con un edi­tor de texto– hasta com­ple­tar el día. En cada tarea se habrán de ano­tar todas las inci­den­cias y datos de inte­rés; inclu­yendo si se ha dele­gado o pos­ter­gado a otra fecha³. Cuando se ter­mina un día se abre la fecha del siguiente con doble sub­ra­yado, por ejem­plo y se hace copia de segu­ri­dad. Luego hasta el día siguiente.

Los que sigáis la meto­do­lo­gía GTD o hagáis una revi­sión sema­nal de las tareas, des­cu­bri­réis lo útil que es lle­var este dia­rio. En ese caso, os reco­miendo mar­car los días ya revi­sa­dos⁴.

Foto Cor­te­sía