Herramientas de Productividad Personal Simples: 1 — Kanban de Cuaderno

2012-08-18

Escrito por Miguel de Luis Espinosa

Tengo dos sim­ples herra­mien­tas efi­ca­ces, gra­tui­tas y sim­ples para orga­ni­zarte y seas más efi­caz. No requie­ren equi­pa­miento infor­má­tico para imple­men­tarse, pero pue­den imple­men­tarse con casi cual­quier equipo infor­má­tico si así lo pre­fie­res. Sólo nece­si­tas un mínimo de dis­ci­plina, prác­tica y conocimientos.

¡Vamos!

¿Qué es un kanban?

Un kan­ban es una herra­mienta visual, una car­tu­lina o un panel donde ano­tas las tareas de uno o varios pro­yec­tos y el estado en se encuen­tran. Hay muchos tipos de kan­ban, dado que pue­den adap­tarse a varias nece­si­da­des. En la foto que apa­rece arriba, vemos una parte de un kan­ban de com­ple­ji­dad media dise­ñado para desa­rro­llo de soft­ware. Vamos a empe­zar por uno mucho más sencillo:

Kan­ban de Mar­cos, 5º Primaria

Por Hacer	Haciendo	Hecho
	Debe­res de mates
Tra­bajo de Cono
		Com­prar regla

de un vis­tazo con­tro­la­mos las tareas

De un vis­tazo sabe­mos que tene­mos 3 entra­das y que cada una repre­senta una tarea: “Com­prar regla” ya está hecho; “Debe­res de mates” está hacién­dose y “Tra­bajo de Cono” aún no se ha empe­zado –está en “Por Hacer”. Este modelo de kan­ban fun­ciona muy bien col­gado de una pared y vas moviendo los post-its de tareas de una columna a la otra según se van eje­cu­tando las accio­nes. Así que al prin­ci­pio Juan toma­ría tres post-it uno para “Debe­res de mates”, otros para “Tra­bajo de Cono” y “Com­prar regla” y los pon­dría los tres en la columna de “Por Hacer”, pero cada uno en su pro­pia fila; es decir así:

Por Hacer	Haciendo	Hecho
Debe­res de mates
Tra­bajo de Cono
Com­prar regla

Ahora Mar­cos solo tiene que ir moviendo los post-its según va empren­diendo tareas. Por ejem­plo cuando empiece a eje­cu­tar el Tra­bajo de Cono moverá el post-it que lo repre­senta de la columna Por Hacer a la columna Haciendo y cuando la ter­mine a la columna hecho. Fácil. Pero hay un pro­blema si lo apli­cas a la pro­duc­ti­vi­dad per­so­nal: no pue­des lle­varte un panel a todas par­tes. Quiero decir que si tra­ba­jas en una cocina o en una fábrica pue­des dedi­car un espa­cio al kan­ban para que todo el mundo sepa lo que se está haciendo. Sólo hace falta con­ven­cer al jefe y adap­tar el kan­ban a las nece­si­da­des pro­pias (por ejem­plo en una cocina “hecho” para los coci­ne­ros no sig­ni­fica “hecho” para los cama­re­ros: los pri­me­ros con­si­de­ran que está hecho una vez el plato está a dis­po­si­ción de los cama­re­ros, para los cama­re­ros, hecho sig­ni­fi­ca­ría ser­vido a la mesa).

Pero ima­gí­nate a un estu­diante, a nues­tro Mar­cos de 5º de pri­ma­ria, por ejem­plo. Aun­que su madre le deje mon­tar un kan­ban en su cuarto, no creo que pudiera hacer lo mismo en clase, y de sacar el panel en el auto­bús para repa­sar los debe­res que tiene que hacer, ni hable­mos. Incluso el gran jefazo supremo de una fábrica de coches de lujo no puede ir paseando con su kan­ban a todas partes.

Por eso se han desa­rro­llado solu­cio­nes infor­má­ti­cas. Algu­nas como kan­ban­flow están muy bien, siem­pre que Inter­net fun­cione muy bien. Pero aún así hay un cierto retardo pro­pio de las apli­ca­cio­nes que fun­cio­nan a tra­vés del nave­ga­dor que no me acaba de gus­tar, espe­cial­mente con dis­po­si­ti­vos móvi­les, tipo ipad o android. Las herra­mien­tas de pro­duc­ti­vi­dad tie­nen que ser rápi­das, de lo con­tra­rio lo nor­mal es que el usua­rio las encuen­tre como un latazo más que unirse al resto de sus tareas. Por último tengo que con­fe­sar que me causa cierta apren­sión dejar todas mis tareas en manos de una herra­mienta sobre la que no tengo con­trol. Si mañana kan­ban­flow cerrara de golpe, el mismo tras­torno que per­der una agenda. Ade­más, que­ría crear un sis­tema que pudiera seguirse en un sim­ple cuaderno.

Kan­ban en cuaderno

Por ello me pro­puse bus­car una herra­mienta de kan­ban que fuera ade­cuada para un cua­derno y que, tam­bién, pudiera inte­grarse en un sis­tema de pro­duc­ti­vi­dad GTD. Esto fue lo que se ocurrió:

Pro­yec­tos	Por Hacer	Espera	Haciendo	Hecho
Debe­res mates	5/5/12		5/5/12	6/5/12!
Tra­bajo de Cono	3/5/12	Mamá com­pre libro 3/5/12		12/8/12!
Com­prar regla	2/5/12		2/5/12	4/5/12! 2/5/12

Vemos que este kan­ban es dis­tinto. Está pen­sado para usarse en papel y por tanto no hay post-its que mover. Tam­poco hay que estar borrando y escri­biendo los nom­bres de los pro­yec­tos una y otra vez según se van moviendo de colum­nas. Ade­más nos da más infor­ma­ción. Vamos por partes.

Ahora los nom­bres de nues­tros pro­yec­tos siem­pre están en la columna Pro­yec­tos. Ade­más tene­mos una columna nueva Espera. Lo que hay ano­tado en las colum­nas son prin­ci­pal­mente fechas. Ahora sé que los debe­res de mates los mar­ca­ron el 5/5/12 pero deben hacerse antes del 6/5/12 –ese es el sig­ni­fi­cado del signo de excla­ma­ción final– pero que a 5/5/12 ya está hacién­dose. Tra­bajo de Cono está Por hacer pero por­que Mar­cos está Espe­rando a que mamá com­pre el libro desde el 3/5/2012 y que tiene que ter­mi­nar el tra­bajo antes del día 12/5/2012; esto es impor­tante por si hace falta que Mar­cos recuerde a mamá que tiene que com­prarle el libro antes de que sea dema­siado tarde.

Com­prar regla tiene dos fechas en la columna hecho. La pri­mera fecha, con el signo de excla­ma­ción, indica hasta cuando había tiempo para hacerse; la segunda, sin ese signo, indica cuando se hizo en realidad.

Sí, son ejem­plos muy sim­ples, estoy seguro que así lo enten­déis mejor. Para un pró­ximo post, en torno a la semana entrante, os mos­traré como tra­bajo en la prác­tica con el Kan­ban y como lo he imple­men­tado en un Excel + Dropbox.

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