Recientemente he tenido un problema con mi sistema de productividad. Veréis, hasta ahora iba anotando lo que iba haciendo en el calendario de mi agenda. Fue bien, hasta que, literalmente, no tenía suficiente espacio en el papel. Y no, no es que sea un loco del trabajo, pero cuando hay que hacer muchas pequeñas tareas uno se puede ver perdido. Así que pasé a anotarlo todo en el Notepad de windows, y la verdad es que estoy muy contento con el resultado.
Un diario de trabajo, ¿para qué?
Quien utilice las aportaciones de GTD para construir su sistema de productividad va llevando casi un diario de trabajo. Se trata del calendario, donde va anotando las tareas que desean hacer y marcándolas según son completadas. Pero este tipo de diario creado por subproducto tiene dos limitaciones. En primer lugar las interrupciones, las tareas salvajes que nos sorprende fuera de la planificación y que es posible no hayamos anotado. En segundo lugar en el calendario de una agenda no suele haber espacio para comentar las tareas.
Lo más importante es que a la hora de la verdad, cuando hay que revisar o evaluar asegura que no se pierda nada. Es más, si por enfermedad u otra causa tenemos que ausentarnos del trabajo, el diario (o la parte no confidencial) de éste servirá para la compañera siga donde lo dejamos.
Por último y no menos importante, ante posibles meteduras de pata e ineficiencias varias un diario, si bien no es una prueba definitiva, sí nos permitirá recordar hechos que fundamenten nuestra posición. “A las 5:45 yo dí la orden de que se hiciera esto y no lo otro”.
Cómo iría
25 de mayo de 2525 (if man is still alive)
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@@ Incidencia. Ordenador no funciona. Pantalla en negro.
1. Llamo a Servicio Técnico. Dicen compruebe cable.
@@ Incidencia resuelta.
2. #Plan para conquistar el mundo 25# Llamo a científico loco.
Como se puede ver, además de numerar las tareas por días, añado algunos símbolos de marcado, que por poner algunos ejemplos. @ = Ordenador / Internet
Nombre de Proyecto
€ = Dinero o Banco
$ = Confidencial (Ayuda, con la herramienta de Buscar y Reemplazar) a borrar rápidamente las entradas confidenciales, por si hace falta compartir.
@@ = Todo símbolo doblado significa problemas
! = Avisos, nota informativa, a tener en cuenta.
¿Por qué el bloc de notas, notepad, gedit u otro editor de texto?
El fichero de texto es de un peso muy ligero.
Cualquier ordenador del unvierso puede leerlo, y seguramente continuará siendo así en el 2525
Si hace falta buscar algo, la función de búsqueda del editor de texto lo hará en un instante.
La sencillez y la velocidad de manejo, hace que no perdáis el tiempo en tonterías.
Eso sí, tened en cuenta.
Es buena idea que aprendáis a usar bien vuestro programa. Todo editor de texto tiene funciones muy útiles.
También es conveniente que adaptéis la presentación. A veces un tipo de letra pequeño sobre fondo blanco no ayuda, buscad el que os sea más cómodo.
Ya está, es así de sencillo.
Luego se trata de ir anotando cada tarea según se va completando, usando una línea por tarea –lo que no es problema con un editor de texto– hasta completar el día. En cada tarea se habrán de anotar todas las incidencias y datos de interés; incluyendo si se ha delegado o postergado a otra fecha. Cuando se termina un día se abre la fecha del siguiente con doble subrayado, por ejemplo y se hace copia de seguridad. Luego hasta el día siguiente.
Los que sigáis la metodología GTD o hagáis una revisión semanal de las tareas, descubriréis lo útil que es llevar este diario. En ese caso, os recomiendo marcar los días ya revisados
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