O por qué la pro­duc­ti­vi­dad es imprescindible

Pro­duc­ti­vi­dad es sim­ple­mente saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. A veces hay quien lo expresa de esta manera:

Pro­duc­ti­vi­dad = Cono­cer que Accio­nes hay que hacer + Cono­cer cómo eje­cu­tar las acciones.

Nor­mal­mente nos for­man para la segunda. Es decir si vas a cual­quier escuela de elec­tri­cis­tas te ense­ñan como ins­ta­lar un enchufe; tam­bién te for­ma­rán para ser capaz de rea­li­zar pro­yec­tos tipo; por ejem­plo rea­li­zar la ins­ta­la­ción eléc­trica de un edi­fi­cio. Lo que es más raro que te for­men es para lo des­co­no­cido. ¿Qué haces si el pro­yecto que te piden no estaba pre­visto en tu for­ma­ción? Que o has bus­cado recur­sos por tu cuenta o has per­dido el trabajo.

La fór­mula ante­rior olvida que cono­cer que accio­nes hay que hacer es más impor­tante que saber como eje­cu­tar­las. Sí, va en serio. Si cono­ces lo que nece­si­tas hacer para mon­tar un res­tau­rante, ya con­tra­ta­rás al per­so­nal que lo pue­dan lle­var a cabo, o apren­de­rás por tu cuenta.

Bene­fi­cios de saber que hacer

Para las horas “ton­tas”, en las que hay poco tra­bajo, tener una lista de “cosas que voy a hacer algún día” hace que pue­das empren­der nue­vos pro­yec­tos que de otra manera hubie­ran dejado paso al soli­ta­rio o hacer ver como que trabajas.

Pero sobre todo se nota cuando todo se com­plica, enton­ces saber lo que hay que hacer, al nivel tan ele­men­tal como sea posi­ble, per­mite cen­trarse en lo impor­tante y mini­mi­zar el nivel de estrés.

Sin cono­cer las accio­nes no hay plan

Un plan, en reali­dad, no con­siste sino en des­cu­brir las accio­nes que deben empren­derse para la con­se­cu­ción de cual­quier pro­yecto y asig­nar­les los recur­sos nece­sa­rios, orde­nán­do­las por impor­tan­cia, cro­no­lo­gía o, y este es el genio de David Allen, con­texto.

Me explico para los que no conoz­cáis el método. Supon­ga­mos tie­nes que hacer las siguien­tes accio­nes: Lla­mar al cliente, Ela­bo­rar Pre­su­puesto, Ela­bo­rar folleto, Com­prar mate­rial niños, Lim­piar coche. David Allen las orga­ni­za­ría así:

• Lla­mar cliente: @llamadas
• Ela­bo­rar pre­su­puesto: @oficina (Error esto no es una acción!)
• Ela­bo­rar folleto @oficina (¡Esto tam­poco!)
• Com­prar mate­rial niños @salidas (¿Estás tonto!)
• Lim­piar coche @casa (¿y tú te dejas lla­mar exper­ti­llo en productividad)

Anda… un error muy fácil de come­ter es con­fun­dir accio­nes con pro­yec­tos. Una acción es una acti­vi­dad ele­men­tal, que no puede des­com­po­nerse en otras accio­nes. David sigue la regla de los dos minu­tos (¿Más de 2 minu­tos?, no es una acción).

Por ejem­plo Ela­bo­rar un folleto con­lleva bus­car imá­ge­nes (una o varias accio­nes), edi­tar­las (una o varias accio­nes), bus­car infor­ma­ción, redac­tar un texto, maque­tarlo, revi­sarlo, e impri­mirlo, como mínimo. Des­cu­brir las accio­nes es la parte difí­cil de la pla­ni­fi­ca­ción.

Domi­nar el secreto de la pro­duc­ti­vi­dad es ser capaz de res­pon­der a cual­quier nece­si­dad con un pro­yecto y des­com­po­ner ese pro­yecto en sus accio­nes simples.

Pon­ga­mos que quie­ras cons­truir un cas­ti­llo en minia­tura y seas un novato total. ¿Qué haces? Si no sabes, bus­ca­rás infor­ma­ción. Ahí ten­drás varias accio­nes posi­bles: bus­car webs de minia­tu­ris­tas o bele­nis­tas, bus­car uno o varios foros, dejar men­sa­jes en dichos foros, espe­rar una res­puesta, adqui­rir mate­ria­les (¿cuá­les?), adqui­rir herra­mien­tas y etc…

Y ese etcé­tera es la parte difí­cil de la parte difí­cil. Es pro­ba­ble que tu pri­mera bús­queda de infor­ma­ción haga que ten­gas que modi­fi­car tu plan. Resul­tará que las accio­nes que creías nece­sa­rias pue­den ya no serlo, y otras que ni pen­sa­bas que exis­tían debes realizarlas.

Un mundo sin accio­nes predeterminadas

La pro­duc­ti­vi­dad no es una opción

Había una vez un mundo en que el gran­jero mataba los cer­dos por San Mar­tín. Cose­chaba en otoño, sem­braba en pri­ma­vera, cada día tenía su tarea mar­cada, y cada hora. Todo lo había apren­dido desde niño y pocas cosas varia­ban desde la cuna hasta la tumba.

Ya no es así. Y cada vez lo será menos, cada vez ten­dre­mos que enfren­tar­nos más a la incer­ti­dum­bre de un mundo fas­ci­nante y cam­biante. Tene­mos que saber mover­nos con ese mundo; la pro­duc­ti­vi­dad no es una opción. Tene­mos, tengo que apren­der a pla­ni­fi­car rápida y efi­cien­te­mente para empren­der mañana pro­yec­tos que hoy ni siquiera sé que exis­ten pero que en un año la tec­no­lo­gía hará posi­ble y en tres obligatorio.

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• “lo secreto ya no es mas secreto”

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