En inglés al día límite en que debes terminar un trabajo se le llama deadline. La palabra siempre me ha hecho gracia desde mis tiempos de estudiante porque suena a línea mortal; simbólico y evidente al mismo tiempo. En español la traducción usual es fecha límite y es una pena que las usemos poco.
Malas urgencias
Todo es urgente
Nunca me digas que algo es urgente, dame una fecha límite. “Urgente” es una etiqueta imprecisa que sólo me causa estrés, porque me impide gestionar bien mis compromisos.
Para empezar urgente significa cosas distintas para personas distintas y en contextos diferentes. Y hoy, que vivimos en multiples contextos dinámicos, ¿cómo podemos concretar nada?
El segundo problema es que urgente es una etiqueta que puedo pegar a cualquier cosa. Escribir en mi blog, terminar el informe en el trabajo y llevar a un herido al hospital pueden ser todos urgentes. A veces las prioridades pueden estar muy claras, como en el ejemplo anterior, pero casi siempre son confusas como en realizar 20 informes, hablar con la dirección, terminar las siete incidencias de ocho clientes distintos o hacer los deberes de siete asignaturas.
Pronto todo es urgente.
Si todo es urgente, nada es urgente
Hay jefes, clientes y co-trabajadores para los que todo es urgente. Se figuran que así lo suyo tendrá prioridad sobre los pringados que vinieron antes pero no usaron la palabra mágica. Con el tiempo, es a ellos a los que etiquetamos de urgentes. —Ahí va Pepe el urgente, —y aunque por lo general esa etiqueta sea sobre todo mental, ya está perdido, ya sabemos que debemos ignorar la etiqueta urgente que le pone a todas las cosas.
Cuando se dan cuenta tienen que usar expresiones del tipo esto es muy urgente o tiene que estar para ayer, si quieren resaltar la prioridad de una tarea concreta. El sistema funciona hasta que, como no saben contenerse, acaban diciendo que todo es muy urgente.
La vida de la fecha mortal
Por el contrario una fecha límite me permite mejor gestionar mis compromisos. Si sé que necesito un día de trabajo para los proyectos A, B y C y que el primero vence hoy, el segundo mañana y pasado mañana el tercero, no tengo por qué angustiarme; su organización en el tiempo es evidente.
Si resultara que los tres son para hoy ya sé que debo buscar ayuda o delegar en alguien, porque de lo contrario no se cumplirán las fechas; si no hay posibilidad puedo, al menos, advertirlo a quienes afecte para que tomen las medidas necesarias.
El miedo a agobiar
Hay por último un miedo a agobiar cuando nos hacen las cosas de favor. Vale, no podemos tener grandes exigencias con quien hace algo gratis. Sin embargo puede ser peor no manifestar nuestras necesidades. Si quieres que vaya al juzgado a consignar el importe de una deuda en tu nombre, me interesa saber que tienes dos días para hacerlo. De lo contrario puede pasar que tenga otras cosas que hacer y reciba una llamada a las doce del segundo día en la que no puedas ocultar tus nervios. Entonces sí que estaremos agobiados los dos.
El resumen
- Urgente es una mera etiqueta
- Todo es urgente, nada es urgente
- Las fechas límites permiten organizar los recursos en el tiempo
- Mejor “agobiar” el primer día que un minuto antes de que termine el plazo.
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