GTD, u “Organízate con Eficacia” de David Allen no es un sistema de productividad personal. Lo dice claramente en su nuevo libro “Making it All Work”. Y es gracioso, porque a la hora de la verdad muchos de los que hemos adoptados las ideas de David Allen tratamos de “Implementar el sistema GTD”. Para ello, sobre todo al principio, buscamos las aplicaciones informáticas y rebuscamos en las papelerías y en internet en búsqueda del cachivache más chulo y LaHerramientaPerfectaGTD .
Y lo divertido es que no hay ningún sistema que implementar.
O quizás sí.
El problema es que se parte de una premisa falsa, que GTD es un sistema. Pues no lo es. Es una aproximación sistemática a la productividad personal basada en la observación de técnicas, actitudes y principios. En otras palabras, GTD proporciona Principios, Actitudes, Observaciones y Técnicas con los que puedas diseñar tu propio sistema.
Y lo rediseñes, y lo rediseñes y lo rediseñes.
No se trata de organizar una gran reunión contigo mismo, ni dedicar un gran proyecto a (música de fanfarria, por favor)
Mi gran sistema GTD
¿Adivinas por qué? Pista, me bastó cambiar de empleo para entenderlo. Hoy en día las responsabilidades cambian tanto a lo largo de la vida que, salvo casos muy particulares, un sistema estático, por perfecto que sea, siempre se te quedará anticuado. ¿Herramientas? Idém de lo mismo, nunca encontrarás la perfecta, siempre habrá una mejor.
Además aprenderás nuevas técnicas de organización y productividad que pueden adaptarse a GTD mientras compartan los mismos principios. ¿Quién ha dicho que un mapa mental se puede usar con GTD? Cualquiera que se lea Todoodlist, por ejemplo un servidor. ¿Las técnicas de productividad y organización empresarial y de organizaciones no se pueden adaptar a GTD que va de productividad personal? Pues en principio sí; yo uso regularmente tanto Kaizen como las 5S; incluso, cuando la ocasión lo requiere, el análisis FODA.
Evoluciona o muere
¿Qué hacer? En tu revisión semanal, sin darle mayor importancia, cuando revises tus notas te irás dando cuenta de que algo falla en tu organización. Entonces y sobre la marcha irás haciendo los cambios oportunos, o le preguntarás a alguien, o acudirás a un blog y lo resolverás.
Piensa en GTD no como una máquina de organización sino como un animal de organización; un ser vivo capaz de adaptarse a los cambios y al entorno. Su ADN es, por decirlo a lo bruto, el libro de Organízate con Eficacia. El entorno es tu vida siempre cambiante. El mecanismo de evolución es tu mente.
Esbozando el proceso
Notamos que algo no va bien en nuestro sistema. Anotamos el problema y lo ponemos en nuestra bandeja de entrada. O alternativamente, vemos que hay alguna técnica, herramienta u observación que nos ofrece una oportunidad de mejorar nuestro sistema.
Esto fue lo que me pasó a mí con el kaizen.
En la revisión semanal –si no lo hemos hecho antes– analizamos si el problema es sistemático (de GTD) o de disciplina (nuestro). Si no sigues bien GTD es imposible que funcione. (Sí, hay que decirlo) De la misma manera, revisamos las nuevas oportunidades. Si, por ejemplo, el nuevo software Gumersindo-Tool-Do 2.7 (que espero no exista) tiene un montón de bonitas funciones que no vamos a usar nunca, rechazamos la herramienta y en paz.
Si no encuentras la solución inmediatamente, abre un proyecto nuevo: Encontrar Solución Problema-No-Se-Qué en GTD. Una vez encuentres la solución o decidas adoptar una mejora, la incorporas provisionalmente al ADN. Es decir, la anotas y la archivas en algún tipo de documento.
¿Provisionalmente?
Sí, deja que pase al menos una semana. Puede que la vida te demuestre que la herramienta o la técnica nueva no sirvan para nada. Incluso que la solución no resuelva el problema, lo empeore o cree nuevos problemas. (O te des cuenta de que en realidad era un problema de disciplina tuya).
Una vez que la vida te confirme que la solución era buena, ya la puedes anotar como definitiva.
Una reflexión provisional.
Pues eso es lo que es este artículo, nada más que una reflexión surgida de mi propia experiencia y de la lectura de blogs y Making it All Work. Así pues os animo a adoptarla, provisionalmente.
Quiero terminar con una última idea. El problema de los sistemas fijos, formulados como alternativa a GTD –veáse ZTD– es que son fundamentalmente estáticos. Funcionan bien dentro de unos supuestos dados; pero dejarán de hacerlo tan pronto como esos supuestos cambien.
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