Como sabéis, uso GTD para ges­tio­nar mi vida. Empleando GTD te das cuenta que una de las cir­cuns­tan­cias que te hacen tra­ba­jar más des­pa­cio y peor es no saber exac­ta­mente lo que se tiene que hacer: deter­mi­nar cuál es la siguiente tarea. El ejem­plo para­dig­má­tico es el del escri­tor ante el papel el blanco. Quiere escri­bir una novela, que es un pro­yecto, pero no sabe exac­ta­mente por donde empe­zar. El papel en blanco aca­bará lleno de gara­ba­tos con­ver­tido en una pelota arru­gada en la basura mien­tras que el apren­diz de escri­tor se pre­gunta si no sería mejor irse al cine.

Aun­que no uses GTD

En todo momento debes saber que cosa con­creta y física tie­nes que hacer. Viene en el manual de GTD que una siguiente acción es algo inme­diato, ele­men­tal, con­creto y físico: hacer una lla­mada, encon­trar cierta infor­ma­ción, man­dar un email o ir a cierto lugar (una tarea o pro­yecto) para entre­vis­tarte con una per­sona (otra tarea o pro­yecto). De lo con­tra­rio, lo que pasa es que vas una vaga idea en la cabeza de lo que tie­nes que hacer y así en vez de pla­ni­fi­car, adap­tarte, tomar la ini­cia­tiva y eje­cu­tar, vas a remol­que de los acontecimientos.

¿Pero cuál es la siguiente acción?

Muchas veces me he que­dado tra­bado en GTD por no saber cuál es la siguiente tarea. Y es que no siem­pre es obvio saber lo que tie­nes que hacer. Sucede prin­ci­pal­mente cuando estás explo­rando nue­vos terri­to­rios, enfren­tán­dose a cosas nue­vas o apren­diendo al mismo tiempo que haces. Y me he que­dado como un bobo en la duda sin saber que ano­tar en mi agenda… ¿pero cuál es la siguiente acción? Son en esos momen­tos cuando me pre­gunto si hago bien en seguir la dis­ci­plina de GTD o si no sería mejor hacer lo que hace todo el mundo. Pero, tonto de mí, la res­puesta está en el mismo GTD.

La siguiente tarea puede ser un pro­yecto o una acción

En estas cir­cuns­tan­cias, lo que hay que hacer es: Des­cu­brir lo que hay que hacer. Y ésto puede ser una acción sim­ple o incluso un pro­yecto más o menos com­plejo. Por ejem­plo, en mi tra­bajo a veces me lle­gan ins­tan­cias en blanco: sólo exis­ten los datos del soli­ci­tante en un for­mu­la­rio para pedir que se actua­li­cen sus datos, pero los datos que cons­tan en su expe­diente y la base de datos coin­ci­den con los pocos que da. En este caso suele bas­tar una lla­mada o un email al intere­sado y te encuen­tras que lo que quiere es que le paguen el com­ple­mento de anti­güe­dad. (Caso verídico).

Pero la cosa puede com­pli­carse cuando, la ver­dad, no tie­nes ni idea. Enton­ces tie­nes un pro­yecto: Des­cu­brir que hacer en el caso 23434/A. Lo bueno es que apren­der ya es terreno cono­cido. Sabe­mos que debe­mos encon­trar la infor­ma­ción ade­cuada y para ello ten­dre­mos cana­les: hablar con per­so­nas exper­tas, bus­car en el archivo, con­sul­tar docu­men­tos y leer. La expe­rien­cia de la escuela ya nos ha pre­pa­rado para ello.

Que debes hacer

El fallo del escri­tor fue pen­sar que su “siguiente tarea” era escri­bir. No, su siguiente tarea era tener un borra­dor de his­to­ria, aun­que fuera en su cabeza: para ello nece­si­taba al menos un prin­ci­pio, unos per­so­na­jes, un obs­táculo para ellos y algún posi­ble final. Al equi­vo­carse en cual era su siguiente tarea se arriesgó a las difi­cul­ta­des que con­lleva empren­der un pro­yecto a ton­tas y a locas. Si sale bien, es por­que nues­tro sub­cons­ciente ha hecho el tra­bajo pre­vio por noso­tros. Pero rara vez le pasa eso a un escri­tor y menos aún sucede en la oficina.

En vez de eso, paráte. Reco­noce que no sabes que hacer y abre el siguiente pro­yecto: Des­cu­brir que hacer. Diví­delo en accio­nes ele­men­ta­les, si tiene más de una, y anóta­las: “Lla­mar al Jefe de Nómi­nas. Con­sul­tar ins­truc­ción sobre anti­güe­dad en refe­ren­cia a cómo se cuenta el tiempo par­cial y …” No importa que toda­vía no pue­das deter­mi­nar todas las accio­nes ele­men­ta­les a empren­der. Con­cén­trate en lo que sabes que tie­nes que hacer, aun­que sea pre­gun­tar. De repente la angus­tia y la duda ha des­a­pa­re­cido, ya sabes lo que tie­nes que hacer y cómo hacerlo. Hazlo.

Tér­mi­nos de búsqueda:

• ¿que haces si no sabes cual es la tarea
• como empiezo a tra­ba­jar con gtd
• gtd siguiente accion
• miedo al papel en blanco
• siguiente accion en gtd

Comparte en Twitter | Facebook