CC –by Urban Don (Don Pezzano)

Las palabras son importantes. Es divertido porque si usamos un lenguaje rimbombante podemos engañarnos a nosotros mismos, ayudados por nuestro propio orgullo.

Administrar el tiempo, por ejemplo

Vamos a darle una miradita al diccionario. La RAE trae ocho acepciones de la palabra administrar, de las cuales, las únicas que pueden aplicarse, con algo de imaginación al tiempo, creo que son estas tres:

Administrar

Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan || Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes || Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto

Y ahora, escribiendo con cuidado, porque me están mirando los académicos, me parece que administrar el tiempo es darle órdenes al reloj. Me explico

Lo de ejercer la autoridad o el mando sobre el tiempo es el sueño imposible de todas las generaciones. Y en imposible se va a quedar porque hasta las estrellas envejecen. Lo de ordenar el tiempo, ¿acaso puedo poner el año 2011 antes que el 2010? ¿O este segundo después que el segundo siguiente? Ni el presidente de Apple puede ordenar el tiempo. En cuanto a dosificar el uso de algo, lo cierto es que tampoco puedo frenar el transcurso del tiempo. Como mucho podré estimar cuanto tiempo conlleva una tarea, eso es todo y asignar recursos conforme a esa estimación.

El tiempo como eje

El tiempo no lo podemos tocar, no se puede hacer tiempo, sólo se pueden hacer cosas en el tiempo. El tiempo es el eje del mundo, el eje del universo, si quieres ponerte cósmico; todo gira en torno al tiempo.

Por eso un programa de “administración de tiempo” es en realidad un ejercicio de estima. Basados en la experiencia acumulada estimamos el tiempo que conlleva esa tarea y las ordenamos consecutiva o simultáneamente, asociando cada tarea a un eje temporal. Es lo que hacen los diagramas GANTT

Lo difícil es la estima

Para poder establecer un diagrama GANTT hace falta saber cuánto tiempo dura cada tarea. Y claro, para eso la tarea debe ser conocida, debe ser parecida a otra tarea que ya sepamos cuánto tarda, o lo que es lo mismo, debe ser semejante a un estándar.

En el desembarco de Normandía, se emplearon este tipo de diagramas, que fueron muy bien, hasta que se toparon con alemanes. La primera víctima de la guerra son los estándares. Nada puede ir conforme al plan.

Administrar el tiempo en la productividad personal

¿Y en la vida, qué estándares tienes? ¿En tu empresa han sistematizado las tareas? ¿Cuánto lleva consultar un término en Internet? ¿Cuánto tardas en limpiar la casa? ¿En llevar los niños al colegio? ¿En hacer deporte? ¿En escribir tu novela? En…

¿De verdad tienes toda tu vida sistematizada y estandarizada? ¿Y si pudieras tener un libro con todos tus estándares no quedarían pulverizados mañana?

Porque mañana, tu página favorita puede caerse de Internet, o ir más lenta, y levantarte con un resfriado, que hará que te cueste más limpiar la casa, y luego uno de tus hijos, el que se cree Conan el bárbaro, confiesa que está enfermo justo en la puerta del colegio. Y tu deporte consiste en correr al ambulatorio con tu héroe que tiene cuarenta de fiebre…

Hay algo más sencillo que todo esto, que no es administrar el tiempo, sino tu atención y acciones, como recomienda J.M. Bolívar o David Allen en Como Organizarte con Eficacia

Esta es mi experiencia, ¿cuál es la tuya?

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O por qué la productividad es imprescindible

Productividad es simplemente saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. A veces hay quien lo expresa de esta manera:

Productividad = Conocer que Acciones hay que hacer + Conocer cómo ejecutar las acciones.

Normalmente nos forman para la segunda. Es decir si vas a cualquier escuela de electricistas te enseñan como instalar un enchufe; también te formarán para ser capaz de realizar proyectos tipo; por ejemplo realizar la instalación eléctrica de un edificio. Lo que es más raro que te formen es para lo desconocido. ¿Qué haces si el proyecto que te piden no estaba previsto en tu formación? Que o has buscado recursos por tu cuenta o has perdido el trabajo.

La fórmula anterior olvida que conocer que acciones hay que hacer es más importante que saber como ejecutarlas. Sí, va en serio. Si conoces lo que necesitas hacer para montar un restaurante, ya contratarás al personal que lo puedan llevar a cabo, o aprenderás por tu cuenta.

Beneficios de saber que hacer

Para las horas “tontas”, en las que hay poco trabajo, tener una lista de “cosas que voy a hacer algún día” hace que puedas emprender nuevos proyectos que de otra manera hubieran dejado paso al solitario o hacer ver como que trabajas.

Pero sobre todo se nota cuando todo se complica, entonces saber lo que hay que hacer, al nivel tan elemental como sea posible, permite centrarse en lo importante y minimizar el nivel de estrés.

Sin conocer las acciones no hay plan

Un plan, en realidad, no consiste sino en descubrir las acciones que deben emprenderse para la consecución de cualquier proyecto y asignarles los recursos necesarios, ordenándolas por importancia, cronología o, y este es el genio de David Allen, contexto.

Me explico para los que no conozcáis el método. Supongamos tienes que hacer las siguientes acciones: Llamar al cliente, Elaborar Presupuesto, Elaborar folleto, Comprar material niños, Limpiar coche. David Allen las organizaría así:

• Llamar cliente: @llamadas
• Elaborar presupuesto: @oficina (Error esto no es una acción!)
• Elaborar folleto @oficina (¡Esto tampoco!)
• Comprar material niños @salidas (¿Estás tonto!)
• Limpiar coche @casa (¿y tú te dejas llamar expertillo en productividad)

Anda… un error muy fácil de cometer es confundir acciones con proyectos. Una acción es una actividad elemental, que no puede descomponerse en otras acciones. David sigue la regla de los dos minutos (¿Más de 2 minutos?, no es una acción).

Por ejemplo Elaborar un folleto conlleva buscar imágenes (una o varias acciones), editarlas (una o varias acciones), buscar información, redactar un texto, maquetarlo, revisarlo, e imprimirlo, como mínimo. Descubrir las acciones es la parte difícil de la planificación.

Dominar el secreto de la productividad es ser capaz de responder a cualquier necesidad con un proyecto y descomponer ese proyecto en sus acciones simples.

Pongamos que quieras construir un castillo en miniatura y seas un novato total. ¿Qué haces? Si no sabes, buscarás información. Ahí tendrás varias acciones posibles: buscar webs de miniaturistas o belenistas, buscar uno o varios foros, dejar mensajes en dichos foros, esperar una respuesta, adquirir materiales (¿cuáles?), adquirir herramientas y etc…

Y ese etcétera es la parte difícil de la parte difícil. Es probable que tu primera búsqueda de información haga que tengas que modificar tu plan. Resultará que las acciones que creías necesarias pueden ya no serlo, y otras que ni pensabas que existían debes realizarlas.

Un mundo sin acciones predeterminadas

La productividad no es una opción

Había una vez un mundo en que el granjero mataba los cerdos por San Martín. Cosechaba en otoño, sembraba en primavera, cada día tenía su tarea marcada, y cada hora. Todo lo había aprendido desde niño y pocas cosas variaban desde la cuna hasta la tumba.

Ya no es así. Y cada vez lo será menos, cada vez tendremos que enfrentarnos más a la incertidumbre de un mundo fascinante y cambiante. Tenemos que saber movernos con ese mundo; la productividad no es una opción. Tenemos, tengo que aprender a planificar rápida y eficientemente para emprender mañana proyectos que hoy ni siquiera sé que existen pero que en un año la tecnología hará posible y en tres obligatorio.

¿Alguna pregunta?

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• “lo secreto ya no es mas secreto”

A través de twitter contacté con Francisco Saez, para proponerle que me diera una cuenta sin limitaciones en Facilethings a fin de que pudiera probarla adecuadamente y compartir su evaluación en este blog. He aquí que ha llegado ese día.

FacileThings, ¿qué es?

Es una aplicación web de productividad personal, que empezó con un enfoque genérico, de “contentar a todo el mundo”, pero que tras una decisión de su fundador, Francisco Saez, se orienta a implementar el método de David Allen, esto es GTD.

FacileThings puede servir también para coordinarte con tu equipo de trabajo –o cualquier otra persona–, aunque ellos mismos no usen la aplicación.

Trabajando en FacileThings

Te registras, creas tu cuenta y comienzas a trabajar. Sigues el modelo GTD, tal cual. Esto es: 1. Anotas las “Cosas” que tienes que hacer. 2. Procesas esas “Cosas” haciéndolas inmediatamente si tardan menos de 2 minutos o clasificándolas como tareas sin fecha o tareas de calendario, asignándoles si quieres un recordatorio. 3. Haces las cosas. 4. Haces las revisiones diarias y semanales.

Bueno, realmente FacileThings no tiene por que usarse en este modo exactamente. Permite cierta flexibilidad –lo cual me encanta– pero sí que anima a esta forma de trabajar, incluso mediante “mini-tutoriales” de GTD

En concreto

Digamos que me acuerdo que debo escribir este post. Voy a la aplicación y anoto la “cosa”:

Escribir post prueba de FacileThings #sv :prioridad 2

En este caso #sv es una etiqueta, que se refiere a que es un post de SabiaVida. En FacileThings todo lo que comienze con # es una etiqueta, y puedes usar las etiquetas para indicar un proyecto, un área de responsabilidad (como es el caso), o un contexto. :prioridad se refiere al nivel de prioridad que tiene la tarea y sirve como criterio para ordenar las tareas. (Otros criterios son :energía :tiempo y :día como se explica en el tutorial )

Luego, una vez tengo anotado las cosas que quiero hacer, voy a Procesar. En este caso le doy a “Próximas Acciones”. Si hubiera querido delegarlo lo habría asignado a una persona mediante el código @NombrePersona y poniéndolo en “Espera”.

No me extiendo más porque el tutorial de FacileThings explica todo esto mejor de lo que podría en esta introducción.

A criticar se ha dicho

Primero lo bueno

1. FacileThings busca ser la herramienta GTD perfecta. (Y es que a mí, me gusta GTD)
2. Su responsable es accesible y trabaja por mejorarla día a día.
3. Está en beta (o sea que mejorará )
4. Todo puede configurarse en modo texto (como me gusta a mí) como en modo gráfico.
5. Buen tutorial, que incluye introducción a GTD.
6. Permite asociar tareas e información a archivos que alojará en la nube
7. Manejo muy sencillo
8. Flujo de trabajo flexible

Ahora lo malo

1. FacileThings no dispone de una herramienta offline.
2. Falta un enlace fácil al tutorial en cualquier página de la aplicación.
3. El tutorial podría mejorar con una referencia rápida.
4. Está en beta (o sea que en ocasiones veo bugs)
5. Las formas de clasificar no son consistentes. (Por ejemplo prioridades clasificadas por números y :energía como alta, media o baja)
6. Su acceso por móvil es adecuado, pero, no nos engañemos, feo.
7. El número de proyectos que puede trabajar en modo gratuito es muy limitado. No obstante se puede rebasar está limitación asignando a todas las tareas de un proyecto una misma etiqueta (pero no nos engañemos, es un apaño).

El veredicto

FacileThings es una aplicación muy interesante y prometedora, que todavía tiene que crecer, pero que da muestras de que tiene un excelente futuro por delante.

Recomiendo su uso a quien se inice en GTD o a quien no esté conforme con su aplicación o herramienta actual. A los demás os recomiendo que la mantengáis en el radar para cuando salga de fase beta.

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Os acordaréis de Productividad para Mentes Inquietas. Pues bien, hoy, aprovechando una idea de Seth Godin (el tío es listo) voy a ir publicando extractos de mi libro de productividad para estudiantes y jóvenes; en este caso de la introducción. Como veréis estoy apostando por un estilo “bloguero” para crear un documento pequeño aunque potente que cualquier estudiante sea capaz de aplicar por sí mismo.

¿Cómo conseguirás resultados?

También podrías preguntar como conseguir aprobar, o sacar buenas notas. Todo en la vida depende de dos factores (1) saber hacer y (2) hacerlo.

1. Muchas personas piensan que organizarse es tan fácil que no hace falta aprender nada. Es un error.
2. Otras piensan que si conoces la técnica adecuada no hace falta esforzarse. También es un error.
3. Por último, otros creen que el esfuerzo sólo depende de nuestra fuerza de voluntad. Otro error.

¿Qué es saber hacer?

Saber hacer se compone de dos elementos:

• Saber Qué hacer
• Saber Cómo hacerlo

Explícame sobre saber Qué hacer

Para saber qué hacer necesitas Planificar tu Trabajo. En los primeros cursos de primaria es fácil, porque tus profesores, padres y otras personas te lo dicen. Luego tú asumes la responsabilidad, y ya es más difícil. Te ponen cosas cada vez más diferentes y te cuesta tiempo tomar una decisión sobre que haces primero y qué haces después.

¿Y cómo tomo la decisión?

David Allen, un experto en productividad personal desarrolló un método para jefes de grandes empresas. Ese método se llama “Getting Things Done” (Haz cosas) y supone lo siguiente

1. Anotar todas las cosas que hay que hacer. Todas.
2. Decidir si la cosa es una tarea, un proyecto o un área de responsabilidad. Un área de responsabilidad vamos a decir que se compone de proyectos y cada proyecto se divide en tareas.
3. Dividir todos los proyectos en tareas.
4. Anotar las tareas.
5. Repasar tus listas.

Una vez tienes todos los proyectos en tareas pequeñas, tomar la decisión es más fácil. Ya no tienes cosas difusas como “hacer el trabajo de Historia Contemporánea” sino concretas como “buscar en wikipedia sobre la revolución industrial” (y lo mismo sobre el arte contemporáneo, la segunda guerra mundial, etc…) o “Comprar cartulinas”.

David Allen recomienda organizar las listas de tareas por contextos.

ejemplo 1

anotas “Comprar cartulinas” en tu lista de “recados” o de “fuera de casa” (el nombre es lo que mejor te valga) y cada vez que vayas fuera de casa miras tu lista de “recados” y en cuanto pasas por una papelería lo compras.

ejemplo 2

anotas “Buscar en wikipedia revolución industrial” en “internet” y cuando entres en internet miras tu lista y así no te despistas con otras cosas.

Explícame sobre “saber Cómo hacerlo”

Una cosa es saber lo qué hacer. Luego debemos saber “Cómo” hacerlo. Por ejemplo un carpintero debe saber que para terminar una pieza debe lijarla, y también como se lija, porque aunque parezca fácil hay formas más rápidas de lijar que otras.

Las 5S

En Japón han desarrollado un sistema para hacer cualquier cosa. Ese sistema se llama 5S:

1S: Separar Innecesarios 2S: Situar Necesarios 3S: Suprimir Suciedad 4S: Señalizar Anomalías 5S: Seguir Mejorando.

Este sistema se puede adaptar desde a una cocina, a un fábrica de coches o para hacer los deberes. Dedicaré un capítulo a explicarlo bien.

Concentración

La concentración es el músculo de tu cerebro. Si lo entrenas se hará más fuerte, y si se hace más fuerte conseguirás multiplicar tu inteligencia. Porque entenderás mejor, aprenderás más rápido, harás más cosas y recordarás todo lo necesario.

Y, sí, puedes entrenarlo. No es difícil, sólo hace falta un poco de fuerza de voluntad.

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