CC –by Arquera

No te voy a contar como me organizaba cuando estaba en el colegio. Bueno, sí: no me organizaba. Y es una pena porque me habría ido mucho mejor. Ahora no puedo cambiar eso, lo único que puedo hacer es ayudar a otras personas con lo que he aprendido sobre organización personal. Sólo que me voy a imaginar que vuelvo al colegio.

Eso significa

1 No tengo libertad para organizarme como quiera.

¿Puedes usar una aplicación android en clase? Sí, sólo tienes que sacar tu smartphone y conectarte a internet y entonces te despiertas y estás en un colegio donde te dejan. Además es más que posible que tengas que llevar una agenda obligatoriamente y que el profesor, que sabe mucho de dar clases, sepa poco de productividad personal o en una oficina.

2 El trabajo es previsible

En la mayoría de los casos sabes los deberes que te tocan, las fechas de los exámenes, los trabajos y todo lo demás. Además es relativamente sencillo consultar con otros compañeros o, a veces, también en internet las dificultades que surjan.

En otras palabras tu profesor –aunque no le gustará este pensamiento– es tu secretario personal; sobre todo en primaria. Lo empezará de dejar de ser en secundaria y en la universidad pasará de tí como de las moscas… pero dejemos eso… pasemos

Reglas prácticas

Estas dos consideraciones quieren decir que una agenda escolar basta para organizarse en el colegio. En la vida real no, aunque sea mejor que nada (¿me oís, profesores espías que os estáis leyendo esto sin invitación?). Así que déjame ayudarte con esta herramienta, que tampoco es tan mala, y por ahora te sirve.

Apúntalo todo

Este es el primer consejo que te puedo dar. Nunca jamás de más nunca confies nada a tu memoria si tienes la oportunidad de anotarlo. Tu memoria se puede olivdar, el papel no y además se sabe que anotar las cosas ayuda a tu memoria. Puede ocurrir –es un poco gracioso si lo piensas– que por haberlo escrito no necesites mirarlo, pero si no lo anotas puedes olvidarlo y eso siempre te hace parecer tonto.

No te olvides de anotar el material y ropa especial que necesites llevar al colegio (o al club/gimnasio/etc), aunque sea una cosa rutinaria. Eso te evitará reproches de tus padres, hacer el ridículo y todo lo demás.

Si puedes (traducción: si en el colegio no tienen una norma que lo impida) anota también todas las tareas que tengas que hacer en casa, cuestiones familiares y personales (que no sean secretos).

Apúntalo bien

Toda tarea se escribe así:

Cosa que hay que hacer + Cuándo

Ejemplo

Trabajo de Cono + 16 de Marzo

¿Te fijas que trabajo de cono está tachado? Eso es porque debes ser más específico. Es decir, vale cuando lo escribes sabes perfectamente cuál es el trabajo de cono que tienes que hacer pero en un par de días te puedes olvidar. Sobre todo si te ponen un montón de trabajos y/o exámenes y encima tu hermano el pequeño se pone enfermo y… en fin, la vida.

Por eso este ejemplo es mejor

Redacción “Inicio de la Edad Contempóranea” (Cono página 34)+ 16 de Marzo

Ponte recordatorios

La mayoría de los deberes son de hoy para mañana, o de viernes para el lunes, pero puede ser que tengas trabajos que te den más de una semana de tiempo. En ese caso es bueno que escribas recordatorios en tu agenda.

Por ejemplo supongamos que el trabajo de “Inicio de la edad contemporánea” te lo marcan el 1 de marzo para entregarlo el 16. (Mucha suerte, ya lo sé). Y supongamos que necesitas como mínimo una tarde para terminarlo. Entonces sería bueno que escribas un recordatorio en tu agenda el día 13 de marzo, es decir un par de días antes. Si el trabajo te va a llevar más de un día es mejor que te pongas el recordatorio tiempo.

Ah, y recuerda que el mejor momento de empezar a trabajar es a la primera oportunidad que tengas. Muchas buenas notas se pierden por dejar las cosas para el final. Pregunta a cualquiera.

Mira la agenda

Comprueba que haz hecho todo lo que tienes que hacer para ese día, todos los días. Si te es posible haz también lo que toque para otros días (como estudiar para el examen del otro viernes).

Ya sé que este consejo parece obvio, pero es la base de todo. Si no estás acostumbrado a hacerlo es normal que algún día se te olvide. Pero tú insiste

Ten una lista de tareas

Una buena agenda debería tener alguna página(s) en blanco. Úsala para anotar todo aquello que quieres hacer pero no está ligado a un día concreto como apuntarte a un club de fútbol, por ejemplo.

Nunca anotes estas cosas en papeles sueltos, que se pierden.

Lo malo es que muchas agendas tienen pocas páginas para esto y enseguida se llenan. En ese caso quizás puedas usar un cuaderno barato o abrir un archivo de texto en tu ordenador con el título de notas y escribir ahí todo lo que te quieras acordar. También puedes anotarlo en el móvil, si tiene esa capacidad.

Lo único es que nunca en papeles sueltos y, salvo que no te quede más remedio, en un sólo sitio.

Revisa tu sistema una vez por semana

Una vez por semana debes comprobar que no se te ha olvidado de anotar nada. Para ello revisa tu agenda desde la semana anterior a la siguiente. Por ejemplo: supongamos que estamos a viernes, día de repasar la agenda pues revisas desde el viernes anterior hasta el viernes de la semana siguiente. Así te aseguras no toparte con ninguna “sorpresa” de última hora.

Esto no es todo

Desde luego que no es todo lo que hay que saber sobre la productividad personal, pero es más de lo que yo sabía, ¡y me hubiera gustado haber sabido! Si quieres saber más te aconsejo que te leas alguna introducción a GTD. Es un sistema más complicado pero más completo y sirve hasta para llevar una empresa.

Términos de búsqueda:

• como se escribe una agenda escolar
• ejemplos de agendas escolares

Por ejemplo me daba clases mejor que mis maestros. Es normal, tenía más experiencia que todos ellos juntos y en escuelas de las que había que ir en bestia (o sea, en burro). Pero a lo que voy, lo que hacía mi abuela era al menos tan importante como lo que hacían mis maestros. ¿Por qué ella ya era pasado? Sólo podía pensar que era una tontería mayúscula.

Claro que me quedé pensando que a lo mejor tenía razón en que yo era futuro. ¿Yo que hacía? Los deberes, estudiar y, algún domingo, cargar con el taquímetro de mi padre y clavar unos palos muy largos marcados como una regla en el suelo mientras me gritaba “¡más recto!” Y otras cosas así.

La medida de todas las cosas

Todo necio confunde valor y precio ~ Antonio Machado

¿Cómo se sabe si algo es importante? ¿Por lo qué te pagan? Bueno, si así fuera, decir tonterías en la televisión sería más importante que investigar la física de los leptones. ¿Por qué le guste a mucha gente? Bueno pues entonces habrá que decir que lo que le guste a los chinos. ¿Por qué sea muy grande? Vale y entonces una pirámide es mejor que un avión.

A lo mejor algo es importante si lo hace alguien importante. O sea que es importante quien hace cosas importantes y las cosas importantes la hace la gente importante. Bienvenidos a un círculo sin fin.

La única forma de salir es buscar un valor absoluto. Y no se me ocurre valor más alto que una persona. Frágiles, tontos, listos, capaces de hacer lo peor, y también de las más grandes cosas.

Las cosas valen lo que tú pongas en ellas ¿Y qué mejor poner que tú mismo? ¿Qué mejor que poner que a otras personas? Hacer algo bueno es poner lo mejor de tí, y a las otras personas que hayas encontrado en tu camino. Quizás sorprenda que hable poner a otras personas en las cosas que haces, pero nadie se extraña de la expresión “poner lo mejor de tí”, pero no nos hemos parado a pensar que significa poner lo mejor de nosotros.

Debe referirse, sin duda, no tanto al resultado, sino a la forma en que trabajamos. Ponemos en ellas nuestra mejor dedicación y esfuerzo, las habilidades que hemos aprendido y los valores que hemos asimilado si trabajamos de esta manera. Y otra cosa más, cuando ponemos lo mejor de nosotros, estamos también poniendo nuestra felicidad. Dejadme que lo resuma: quien pone lo mejor de sí en un trabajo es feliz. Por tanto, si no sois felices con vuestro trabajo o estudio no estáis poniendo lo mejor de vosotros mismos y debéis actuar en consecuencia.

Eres presente, quizás llegues a ser futuro

Repito eres presente y has de darte en lo que ahora estás haciendo. Si no puedes ver que lo que ahora haces es importante, piensa que es la primera piedra del povernir. Imhotep, el arquitecto de la primera pirámide, empezó a construirla de niño, cuando aprendió lo necesario y, si me apuras, empezó a construirla antes de nacer, pues su diseño se basa en las de las más antiguas mastabas. Su devoción por aprender fue lo que le llevó a fundar la arquitectura y la disciplina médica. Hoy, más de cuatro mil años después, recordamos su nombre.

Términos de búsqueda:

• jovenes futuro sois el presente
• o que eres presente?

CC Alan Cleaver

¿Y qué es el kaizen? ¿Quieres la definición aburrida? ¿La que repiten un montón de blogs sin parar para venderte libros de kaizen?

Pregunta tonta.

Vamos a la que a mí me vale:

Kaizen: Actitud contínua de mejoras sistemáticas que…

Vale un rollo, a ver si me sale mejor

Kaizen: es mejorar poco a poco, todos los días y siguiendo un plan. Y ese plan se elabora con la experiencia de otras personas que llevan toda la vida haciendo kaizen.

Mucha gente se piensa que kaizen es hacer un “evento kaizen” y mejorar todo lo posible un par de días y luego te vas olvidando hasta la siguiente vez. Es normal porque las mejoras se suelen hacer así, pero el kaizen es diferente. Es poco a poco, pero o es todos los días o no es kaizen.

Y luego hay que seguir un plan. ¿Qué plan? Bueno, no es tan complicado

1– Descubrir que va mal

2– Proponer una mejora sencilla

3– Aplicarla

4– Documentarla y Compartirla

La parte más difícil, me parece a mí, es descubrir que va mal. Bueno, al principio es muy fácil, porque siempre hay muchas cosas de las que la gente se está quejando todo el tiempo. Si eres estudiante seguro que te das cuenta de que hay cosas que te salen mal o incluso y,

esto es lo más importante,

de los errores que cometes en tu forma de trabajar. No sé, ¿a lo mejor eres de los que subrayas todas las palabras del libro? ¿de las que no repasas? En fin, tú sabrás, y si no sabes tú pregunta a un profesor, que estará encantado de repasarte a tí.

Empiezas con el kaizen tan feliz, consigues esas mejoras, sientes que has ganado un campeonato del mundo y… ¿luego qué? Pues luego tienes que empezar a mirar con gafas de kaizen, porque ya los defectos no son tan obvios.

Veamos una lista breve de algunos defectos muy comunes:

a) defectos de programación

Es cuando no anotas los deberes o los escribes mal: por ejemplo pones “Trabajo de Ética” y piensas que no se te olvidará que tienes que hacer un comentario del libro “Ética a Nicómaco” pero te olvidas y acabas haciendo un comentario a “Ética a Amador” que es otro libro. Mal rollo.

Es cuando no apuntas bien lo que tienes que estudiar o lo que no tienes que estudiar y luego ves que nadie en clase sabe el tema 4, que repasaste seis veces y que no entraba en el examen.

Como estudiante de primaria, es relativamente sencillo programar bien. Basta seguir lo que diga el maestro, pero siempre hay que anotar lo siguiente:

Trabajo de Ética: Comentario del libro “Ética a Nicómaco” respondiendo a las preguntas del libro de ética de la página 34 | Terminar antes del día 5 de Mayo de 2012

Como ves sólo se trata de anotar concretamente lo que hay que hacer. Ya sabes cuál es tu proyecto. Si es un proyecto muy complicado ahora puedes dividirlo en tareas pequeñas. (Conseguir el libro, leerlo, subrayarlo, contestar las preguntas, pasarlo a limpio).

b) Defectos de organización

Esto puede ser porque:

Situar necesarios: –no tienes las cosas que hacen falta para trabajar, o las tienes muy lejos.

Separar innecesarios: –muy común: tienes cosas en tu mesa de trabajo que no sirven para trabajar, y lo que no ayuda distrae.

Suprimir suciedad: –peor que innecesario, es todo lo que estorba y fastidia, pero sobre todo polvo y mugre.

c) Defectos de objetivos

Es cuando te conformas con menos de lo que la gente merece o de lo que tú mereces hacer. Sucede porque no te respuestas suficientemente a tí mismo, o no respetas a los demás, incluyendo padres, compañeros y profesores.

Es como una tienda que no respetan a los clientes, o un cocinero que no respeta a sus comensales; o un deportista que no respeta a su equipo. Estos nunca pueden ser buenos porque ni siquiera lo intentan.

Antes de entregar un trabajo preguntáte: ¿estoy orgulloso de eso? ¿qué dice de mí? ¿se merece mi clase que haga eso? ¿y mis padres? Si los deberes se vendieran, ¿me los compraría alguien?

No voy a decir que tu tarea eres tú, porque es mentira. Pero es una mentira que la gente se creerá. Y lo peor, que tú también te acabarás creyendo. Al final, aprendiendo a respetar a los demás aprendes a respetarte a tí mismo. Si mejoras cualquier tarea, por pequeñita que sea, acabas mejorándote a tí mismo, y a tu familia y a tu país, incluso al mundo, aunque sea en algo pequeño.

Peligro: Perfeccionismo.

El perfeccionismo es cuando perdemos el tiempo en mejoras extraordinarias que no sirven para nada. Por ejemplo, no hace falta que hagas tu apuntes en pergamino y con letra gótica. Con que estén limpios y se entiendan vale. Tampoco hay que llenar todo de dibujitos, ni pasar mil horas buscando el tipo de letra perfecta.

Piensa para que sirve cada cosa; todo lo que se salga de eso es innecesario. Por ejemplo un cuchillo de cocinero debe ser cómodo, seguro, con un filo que corte muy bien sin trabarse con nada y un acero con el temple justo, que no se rompa ni se melle. No tiene porque tener piedras preciosas ni adornos de oro.

Lo mismo tus deberes. Haz tu sumas con letra clara, que se entienda, con las líneas rectas y amplios espacios en blancos: pero no hace falta que escribas en letra inglesa ni hacer florituras raras.

La próxima vez

Con esto terminamos esta segunda parte; en la próxima seguiré desarrollando esta línea.

Términos de búsqueda:

• kaizen porque
• que se aprende despues de un evento kaizen
• kaizen para el estudio
• desde cuando se esta utilizando el caizen
• kaizen mejoramiento continuo
• lista de libros de kaizen
• por que hay gente que siempre se esta quejando de todo
• que debo saber sobre kaizen
• que se aprende del kaizen
• libros sobre el kaizen

¡Corrige eso!

Otra vez te pasa lo mismo. Vas, haces unos deberes, te pasas toda la tarde redactando un trabajo o contestas un examen y ¡zas! empiezan a salir errores. Y lo peor es que en realidad sabías que portugal se escribe con mayúscula o que 34 x 2 son 68 y no 67. ¿Qué puedes hacer?

Corregirlo, ya bueno… hay algo mejor.

Auto-propaganda de mí mismo

En mi última carta de Esfuerzo y Dedicación hablé de una estrategia llamada kaizen y com evitar la muda en la empresa. (Eso traducido es como conseguir que los trabajadores no metan la pata). A las empresas evitar los errores les parece genial porque se ahorran unos cuantos millones de euros así que lo del kaizen se lo toman un poquito en serio.

Bueno, vamos a aprovechar ese conocimiento secreto para los deberes y los exámenes. Y te lo doy gratis, que es que soy más bueno y me salen alitas de ángel.

¿Lista y preparado?

Corregir es necesario

¿Y esa era mi estrategia super-fantástica? Ah, no, pero como decía en mi carta de Esfuerzo y Dedicación (me vuelvo a hacer propaganda que si no me la hago yo no me la hace nadie, por lo menos gratis)

Como soy incapaz de producir sin defectos debo revisar mi trabajo

Es decir que no revisas tus deberes para que sean perfectos; revisas tus deberes (o los ejercicios o lo que sea) porque no eres Dios. Y te equivocas. Sí, y tú también.

Pero corregir me cansa, hay que comprobar la ortografía, que esté todo bien, etc…

¡Premio! ¡Exactamente! Corregir tiene muchos costes. En un examen, por ejemplo, con el tiempo justo, quizás no tengas tiempo de corregir. En tu casa haciendo la tarea, a lo mejor sí, pero vamos, ¿quién quiere pasarse mil horas corrigiendo?

—Nadie

—Pero hay que hacerlo

—¿Y entonces?

—Entonces haces que corregir sea lo más fácil possible

—¿Cómo?

—Limpiando el río antes de que se ensucie, oh, pequeño saltamontes

—Si te burlas de mí, me voy

—Paciencia, joven aprendiz, voy a introducir al Gran Secreto Shaolin

No cometer errores

—¿Y ese es el gran secreto?

—No, el secreto es cómo evitar los errores. Para ello necesitas dos cosas: Concentración y Kaizen

Concentración

Lo fundamental es la concentración. Para ello necesitas crear un entorno en que te puedas concentrar bien. Ya hablé de crear ese entorno en mi artículo más popular: Como hacer los deberes rápido y bien que se basa en las 5S, otra técnica japonesa.

Si te concentras consigues menos errores y hasta hay trucos para aprender a concentrarse, pero ¿sabes qué? Es como jugar al tenis o nadar, entre más practicas, mejor te sale.

Por eso no puedes decir “ya me concentraré en el examen”. Tienes que aprovechar cada vez que hagas los deberes para entrenarte en concentrarte. Y lo bueno es que cada vez lo harás mejor. Bueno habrán momentos malos, es como todas las cosas, pero a la larga te concentras mejor. Y es a la larga lo que nos interesa.

Kaizen

Uf, esto es más complicado. Con lo de concentración ya tienes. Otro día, la próxima semana, te lo explico en otro post.

¡Suerte!

Foto: CC –by WWWorks, enlace ver foto.

Términos de búsqueda:

• kaizen para hacer los deberes
• mis compromisos personales en el trabajo
• revisar los deberes corregir los deberes
• ¿cómo corregir deberes?

CC –by –sa Will Merydith

Los que pintamos soldados en miniatura¹ nos dividimos en dos clases: los artistas y los jugadores. Los artistas disfrutan pintando y creando elementos de escenografía; los jugadores creemos que pintar es el precio por jugar. Por eso siempre tenemos la tentación de relajarnos pintando: “total si a medio metro, nadie se va a dar cuenta“².

El problema es que si te relajas de verdad eres incapaz de cumplir esa regla del medio metro. Y a la inversa, cuando me concentro bien, no sólo consigo hacerlo mejor que normalmente; es que encima mejoro a largo plazo. En conclusión:

Buen hacer es buen aprender

Fantástico. Esto significa que cada vez que se realiza algo poniendo toda el alma, no sólo mejoramos lo que hacemos, es que la próxima vez lo haremos mejor y con menos esfuerzo. Dicho en otras palabras, cada actividad es una oportunidad para la excelencia; cada tarea puede ser un pequeño escalón de kaizen aunque — preparaos que ahora viene lo bueno — no seamos conscientes de qué tenemos que mejorar; la dedicación al trabajo nos regalará la perspicacia que carecemos.

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Términos de búsqueda:

• aprobar oposicion es igual a no quitar plaza
• 5s aplicado a la vida de estudiantes
• como hacer una escenografia de un autobus

Cambiar un hábito es una carrera larga CC –by eric.surfdude

Algunos días cuando llego del cole me pongo a ver la tele o me conecto a internet. ¿Qué puedo hacer para que se me quite ese hábito? — Isafervi

Hola Isafervi,

Me gusta mucho esta pregunta, porque me la sé . Bueno, a mí también me cuesta dejar hábitos, ya sean buenos o malos. En este caso, como quieres cambiarlo, supongo que debe ser malo para ti. Algún perjuicio te estará causando. Me imagino que serás consciente de esos perjuicioS, pero no estaría mal que los escribieras. Aunque te parezca tonto, ponerlo por escrito ayuda a recordarte por qué quieres cambiarlo.

El primer consejo que te doy es paciencia. Los hábitos tardan en formarse y también tardan en quitarse, así que durante mucho tiempo tendrás tentaciones de no hacerte caso a tí mismo. ¡Y es que siempre parece que sólo es un minutito!, ¿Verdad?

El segundo consejo, el más importante, es, tachán… Cambia un hábito malo por uno bueno

Es decir no intentes dejar de ver la tele y ya está. Eso es muy difícil. Es más fácil, aunque parezca raro, cambiar ver la tele por ordenar tu habitación, por ejemplo. O repasar tu agenda, por ejemplo. O por darle un beso a tu madre, por ejemplo.

El tercero consejo se llama kaizen

Kaizen = mejora pequeñita y constante

En vez de intentar ser el estudiante triunfante, piensa en el siguiente paso pequeño. Por ejemplo si crees que no tienes la mochila del cole ordenada, ponla en orden. Incluso, algo más pequeño, empieza por ordenar tu estuche.

Esto es sólo un ejemplo, claro. Tú tienes que ver que necesitas más. Si tienes dudas, pregunta a tus profesores, padres y elementos similares, ¡seguro que se les ocurre algo!

Este es el plan

• Paso 1º Elige un nuevo hábito. Algo muy pequeño, que sea bueno (o sea que necesites), que te resulte fácil y que sea una acción concreta. Por ejemplo limpiar la mesa (que es una cosa que haces), pero no ser el mejor estudiante (que no es una acción sino un objetivo)
• Paso 2º Escribe, donde puedas verlo, al llegar a casa, tu nuevo hábito. Si no te da mucha vergüenza, díselo a alguien para que te lo recuerde.
• Paso 3º En cuanto llegues a casa, ten tu nuevo hábito en mente. No te dejes convencer por los pensamientos traidores dentro de tu cabeza que te dirán es sólo un momentito, lo puedes hacer luego y zarandangas similares. Tú no te despistes, no remolonees, simplemente haz tu nuevo plan y ya está.
• Paso 4º Esto funciona con los perros, con los escritores de blogs y con los niños también. Cuando lo hagas bien, date un premio pequeño.

Bueno esto es todo por ahora. Espero que te funcione este plan. A mí me ha funcionado, por ejemplo para hacer deporte todos los días, sé que cuesta, pero también sé lo bien que te sientes cuando triunfas. Si tienes cualquier problema, recuerda que sigo aquí mismo.

¡A por ello!

Y recuerda… Es más fácil abandonar un mal hábito hoy que mañana. ~Proverbio Yiddish

Términos de búsqueda:

• algun buen habito para dejar otro malo
• como organizarse para sacar unas oposiciones
• como organizarse para sacarte una oposicion
• kaizen requiem
• me han dicho que no voy a aprobar oposiciones
• que es un habito malo

En realidad todas esas obligaciones son falsas y lo peor es que, cuando me enfrento a las vida verdadera, como jugar con mis sobrinos, me hacen sentir culpable.

Veo esta tendencia en mucha gente en Internet, y también en la vida offline. Hay algún momento extraño en que encerramos aquello que nos apasionaba en reglas absurdas de las que nos da miedo separarnos, no sea que perdamos nuestra pasión.

Conviene que examinemos esas reglas y hábitos, no sea que hayan perdido sentido. Por ejemplo: te apuntas a un club de tu afición favorita; durante dos años disfrutas, aprendes y te desarrollas. Pero llega un momento en que, por la razón que fuera, ese club se convierte en otra cosa, quizás en un simple club social. Si ese club ha cambiado puede que aún desees quedarte, pero no necesariamente con el mismo compromiso que antes. O digamos que estás en un partido político, y eres tú el que cambia de opinión, ¿deberías seguir militando?, quizás, ¿deberías presentarte a las elecciones? Seguro que no.

El peligro especial de Internet es que tendemos a creer que nos quita “poco tiempo”. Ya sé que ahora no, pero cuando estás metido en algo siempre parece que son sólo “cinco minutitos más”.

Por eso te pido que examines tus costumbres online y actúes en consecuencia. Si una página, foro o blog ya no te aporta nada, deberías considerar cambiarlo por algo que te aporte valor, ya sea online o offline. Por ejemplo cambia el foro de pintura por pintar, o quizás por llevar tu propio blog; piensa que la vida está hecha para nadar, no para dejarse llevar por la corriente.

Términos de búsqueda:

• la profundidad del internet
• minimalismo en extremo
• adiccion internet offline
• deberes falsos
• la profundidad de la internet

Japón 1945, el país hecho un asquito después de la guerra. La industria japonesa empezó haciendo productos baratos, de mala calidad, destinados a los soldados americanos que ocupaban el país. Les permitía sobrevivir, pero poco más. El general estadounidense Mac Arthur, que en la práctica mandaba en Japón, se trae a unos expertos de su país, los junta a los empresarios japoneses para transmitir los secretos de la productividad americana. Y no era poca cosa, porque la asombrosa capacidad de producción americana fue la que hizo imposible cualquier esperanza para el Japón.

Los empresarios japoneses tomaron esos secretos, los combinaron con la cultura tradicional japonesa y les salió algo que se llama Kaizen.

Kaizen

es cambio pequeño y constante.

Bueno, hay libros enteros dedicados a esto y gordísimos. Así que vale, estoy simplificando mucho, pero tú no vas a llevar una fábrica de coches. Al menos no todavía.

Cambios son acciones

Kaizen no significa “voy a estudiar un poquito más”. Tienes que ser más concreto. Descubrir un obstáculo pequeño y quitártelo.

Por ejemplo

Un niño está en un equipo de fútbol. Llega tarde, despeinado, con mantequilla en la boca y siempre se olvida de algo: los botines, la toalla o un calcetín. En realidad pierde mucho el tiempo en casa y siempre deja prepararse para el entrenamiento para el final. ¿Qué puede hacer?

Podría decir

A partir de ahora voy a hacerlo todo bien, nunca llegaré tarde y revisaré todo tres veces para saber que no me olvido de nada.

Con kaizen podría decir

En cuanto llegue a casa voy a preparar las cosas del entrenamiento. Si tiene las cosas preparadas, es más difícil que se le haga tarde. Como no está nervioso cuando las prepara es más probable que no se le olvide nada. Y es una cosa concreta, fácil de hacer, no hace falta que sea perfecto, ni que lo haga todo bien. Es un cambio pequeño, es kaizen.

El kaizen es constante

El kaizen ve la vida como un río. (Bueno, en las empresas es el proceso de producción, pero aquí vamos a hablar de la vida). Si echas basura al principio del río, esa basura seguirá hasta el final del río hasta que la recojas.

Ejemplo

Si no aprendes a concentrarte ahora, te despistarás siempre, causándote muchos problemas toda tu vida (o hasta que resuelvas el problema).

Por eso el kaizen es fácil y difícil. Fácil porque cada una de las cosas que hay que hacer son cambios pequeños y fáciles. Difícil, porque es una actitud constante. Es como montar en bicicleta, si te paras se cae.

(Pero siempre te puedes volver a levantar).

El kaizen y la innovación

El kaizen funciona despacio. Son, claro, pequeños cambios que no siempre dan grandes resultados; sobre todo a corto plazo. Ejemplo: Si mañana tienes un examen estudiar un minuto más hoy, no va a cambiar nada.

Cuando te ha pillado el tiempo necesitas grandes cambios. En una empresa a esos grandes cambios se le llama innovación. Puede ser cambiar las máquinas viejas por nuevas, hacer que muchos empleados hagan un curso o, a veces, no es broma, despedir muchos.

Si te fijas todos estos cambios grandes, estas “innovaciones” tienen estos caracteres en común:

• Tienen muchos riesgos (como que las máquinas nuevas no sirvan)

• Tienen grandes costes (los profesores cobran, sobre todo si son cursos muy especializados de materias que sabe poca gente).

• Causan fricción y problemas cuando se implantan (si despides a mucha gente, genera mal ambiente, miedos y hasta a veces la gente que quieres que se quede, se va; si compras máquinas los empleados tienen que aprender a usarla, luego están los repuestos viejos que a lo mejor ya no sirven y otras muchas cosas).

• Pero pueden (ojo pueden) mejorar las cosas muy rápido. (Si las máquinas nuevas gastan un 10% menos de electricidad, ni te imaginas el ahorro en una empresa grande).

Pero yo soy estudiante, no una empresa

Vale, ya lo sé. Pero te pasa lo mismo cuando quieras hacer grandes cambios.

• Tienen mucho riesgo (si de pronto dejas de ver a tus amigos, no siempre les hará gracia).

• Tienen grandes costes (por ejemplo en tiempo de jugar o de entrenar)

• Causan fricción (sientes más cansancio, estrés y todas esas cosas que queremos evitar).

• Pero pueden (ojo pueden) mejorar las cosas muy rápido (por ejemplo aprobar)

¿Cambios grandes o pequeños y constantes?

Creo que ya lo sabes: si lo que quieres es mejorar para siempre el kaizen es más seguro, lo más sencillo y lo que cuesta menos. Si necesitas mejorar muy rápidos, tendrás que arriesgarte y acelerar mucho.

Si te encuentras apurado haz lo que tengas que hacer para resolver el problema ya. Pero no lo dejes para entonces. Haz un pequeño cambio ahora, hoy, ya. Y cuidado, siempre hay días que haces las cosas mal. Es normal. Hasta los cambios pequeños pueden parecer una lata. No te rindas por eso. Nunca.

Términos de búsqueda:

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• que es kaizen
• productividad americana y japonesa
• porque y para que mejorar en kaizen
• porque es recomendable el kaizen
• pequeñas mejoras
• para aplicar un kaizen fácil y rápido que debo hacer
• no hay obstaculo pequeño

Os acordaréis de Productividad para Mentes Inquietas. Pues bien, hoy, aprovechando una idea de Seth Godin (el tío es listo) voy a ir publicando extractos de mi libro de productividad para estudiantes y jóvenes; en este caso de la introducción. Como veréis estoy apostando por un estilo “bloguero” para crear un documento pequeño aunque potente que cualquier estudiante sea capaz de aplicar por sí mismo.

¿Cómo conseguirás resultados?

También podrías preguntar como conseguir aprobar, o sacar buenas notas. Todo en la vida depende de dos factores (1) saber hacer y (2) hacerlo.

1. Muchas personas piensan que organizarse es tan fácil que no hace falta aprender nada. Es un error.
2. Otras piensan que si conoces la técnica adecuada no hace falta esforzarse. También es un error.
3. Por último, otros creen que el esfuerzo sólo depende de nuestra fuerza de voluntad. Otro error.

¿Qué es saber hacer?

Saber hacer se compone de dos elementos:

• Saber Qué hacer
• Saber Cómo hacerlo

Explícame sobre saber Qué hacer

Para saber qué hacer necesitas Planificar tu Trabajo. En los primeros cursos de primaria es fácil, porque tus profesores, padres y otras personas te lo dicen. Luego tú asumes la responsabilidad, y ya es más difícil. Te ponen cosas cada vez más diferentes y te cuesta tiempo tomar una decisión sobre que haces primero y qué haces después.

¿Y cómo tomo la decisión?

David Allen, un experto en productividad personal desarrolló un método para jefes de grandes empresas. Ese método se llama “Getting Things Done” (Haz cosas) y supone lo siguiente

1. Anotar todas las cosas que hay que hacer. Todas.
2. Decidir si la cosa es una tarea, un proyecto o un área de responsabilidad. Un área de responsabilidad vamos a decir que se compone de proyectos y cada proyecto se divide en tareas.
3. Dividir todos los proyectos en tareas.
4. Anotar las tareas.
5. Repasar tus listas.

Una vez tienes todos los proyectos en tareas pequeñas, tomar la decisión es más fácil. Ya no tienes cosas difusas como “hacer el trabajo de Historia Contemporánea” sino concretas como “buscar en wikipedia sobre la revolución industrial” (y lo mismo sobre el arte contemporáneo, la segunda guerra mundial, etc…) o “Comprar cartulinas”.

David Allen recomienda organizar las listas de tareas por contextos.

ejemplo 1

anotas “Comprar cartulinas” en tu lista de “recados” o de “fuera de casa” (el nombre es lo que mejor te valga) y cada vez que vayas fuera de casa miras tu lista de “recados” y en cuanto pasas por una papelería lo compras.

ejemplo 2

anotas “Buscar en wikipedia revolución industrial” en “internet” y cuando entres en internet miras tu lista y así no te despistas con otras cosas.

Explícame sobre “saber Cómo hacerlo”

Una cosa es saber lo qué hacer. Luego debemos saber “Cómo” hacerlo. Por ejemplo un carpintero debe saber que para terminar una pieza debe lijarla, y también como se lija, porque aunque parezca fácil hay formas más rápidas de lijar que otras.

Las 5S

En Japón han desarrollado un sistema para hacer cualquier cosa. Ese sistema se llama 5S:

1S: Separar Innecesarios 2S: Situar Necesarios 3S: Suprimir Suciedad 4S: Señalizar Anomalías 5S: Seguir Mejorando.

Este sistema se puede adaptar desde a una cocina, a un fábrica de coches o para hacer los deberes. Dedicaré un capítulo a explicarlo bien.

Concentración

La concentración es el músculo de tu cerebro. Si lo entrenas se hará más fuerte, y si se hace más fuerte conseguirás multiplicar tu inteligencia. Porque entenderás mejor, aprenderás más rápido, harás más cosas y recordarás todo lo necesario.

Y, sí, puedes entrenarlo. No es difícil, sólo hace falta un poco de fuerza de voluntad.

Términos de búsqueda:

• Productividad para Mentes Inquietas
• productividad en adolescentes
• productividad para adolescentes
• prosuctividad seth godin
• que significa saber hacer

Anotarlo todo, o casi

Tenemos un cerebro fantástico. Vale para pintar, diseñar una nave espacial con destino a marte, superar a animales mucho más fuertes y rápidos que nosotros o cantar en francés. No funciona tan bien para recordar que mañana a las tres y cuarto, tenemos que llevar un lápiz de calidad 2B, dos láminas DIN A3 y una foto de un petrolero azul navegando por el mar rojo que nos sirva de modelo para la clase de dibujo; sobre todo si tenemos otras muchas cosas que recordar y entre medias alguien nos desconcentran.

La solución es simple: anotarlo todo. ¿Pero cómo? Anotarlo todo supone tener siempre algo con lo que escribir. Hay quien usa la mano como si fuera un cuaderno; funciona pero francamente es una guarrería. Hay productos específicos, pero yo os voy a hablar de dos alternativas más baratas e igualmente efectivas: el cuadernito y el hipster pda.

El cuaderno

Un cuaderno dedicado a estos menesteres debe ser:

Tamaño: Como la palma de tu mano, más o menos, para que puedas guardarlo en un bolsillo y puedas usarlo hasta en el autobús. Resistente: Para que aguante la mala vida que le vas a dar. Firme: Para que se pueda escribir en él hasta de pie. Más que nada para que podáis empezar a investigar en la librería os diré que tanto Moleskine como Miquelrius tienen buenos cuadernos. Aunque a mí, para este caso en concreto, me gusta más la solución de Miquelrius. Tienen unos cuadernitos flexibles muy agradables y prácticos, incluso con un bolsillo que viene bien para guardar los papelitos que a veces te entregan y no sabes donde poner.

El hipster PDA

Empezó como una broma de empollones, a los que no les llegaba el dinero para comprarse un pda o un telefóno de última generación. Acabó resultando ser una idea magnífica. Se toman unas diez fichas pequeñas de cartulina, se sujetan con una goma elástica, por ejemplo y ya está hecho. Tenéis un ejemplo en la foto que viene con este artículo.

No hay más que comprar un paquete de fichas del tamaño apropiado y escoger unas pocas. Ya sólo falta saber que hacemos con el invento.

Listas

Tengas un cuaderno o un grupo de fichas la tarea es la misma. Dedica cada hoja o ficha a una lista de cosas que hay que hacer. Para un alumno de secundaria o de primaria bastará normalmente con siete:

Casa. En la lista de casa se apunta lo que debe hacerse en casa. Por ejemplo hacer tu cama o, en la mayoría de los casos los deberes.

Fuera. En la lista de fuera se incluyen todo aquello que se hace fuera de casa, como por ejemplo comprar.

General. Aquí viene todo lo que no se esté seguro si hay que hacer fuera o dentro de casa, o que se pueda hacer en casi cualquier parte. Por ejemplo, si tienes un móvil no importa mucho donde estés para mandar un mensaje. También si estás esperando a que alguien te haga algo, por ejemplo comprar un libro, es bueno que lo anotes para poder recordárselo.

Este mes. Yo etiqueto esta hoja con el nombre del mes en curso y, si es necesario, incluyo otra hoja para el mes próximo. Luego anoto todo lo que debe estar hecho para una determinada fecha, incluyendo la hora si es necesario.

A largo plazo Todo lo que quede más allá de la hoja de este mes, debe ir en esta hoja. Fechas de cumpleaños, exámenes finales y otras citas a largo plazo deben ir aquí.

Horario. Si no se tiene aparte, o incluso si se tiene es buena idea tener aquí una hoja con el horario de la semana. Este debe incluir el del colegio y el de cualquier otras actividades que se repiten cada semana.

A lo mejor Aquí viene todo lo que alguna vez te gustaría hacer pero no estás seguro: por ejemplo aprender a pintar o comprar algo que te resulta muy caro.

Esto es lo mínimo y no es necesario ir mucho más allá. Yo no conozco tu vida y no sé si haces los deberes en casa de tu abuela los domingos. Así que piensa y decide si necesitas más… o menos. A lo mejor te vale con una sola lista y ya está. Lo que sí te recomiendo es que tengas varias hojas en blanco para poder seguir cuando se te acaben las que tienes y para poder anotar tus ideas y otras cosas que tengas que recordar como un teléfono o una dirección y no tengas el móvil a mano.

Para que todo esto funcione.

Cuatro cosas, pero bien hechas:

Llevarlo a todos los lados.

Anotar todo lo que no sea un hábito consolidado. Por ejemplo: si desayunas todos los días no hace falta que anotes eso.

Mirar: Cada vez que llegues a casa, por ejemplo, miras la lista de Casa. Cada vez que no sepas que hacer, miras la lista de general. A primera y última hora miras la de “Este mes”. Esto es muy importante, de nada sirve anotar si luego no lo miras.

Revisar. Mi colega José M. Bolivar lo repite siempre que puede. Y tiene mucha razón. Revisarlo todo una vez por semana es imprescindible. No se tarda mucho, te evitas sorpresas desagradables y, lo que es más importante, puedes planificar con estrategia, decidir lo que hay que hacer cada semana y aprovechar mejor tu tiempo.

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