Regalar organización es lo mismo que regalar un vale para un masaje o un día en un spa. Con una diferencia: la organización te ayudará a relajarte por más tiempo que sólo por unas horas. Con un sistema exterior que te apoya a realizar tus metas y tus propósitos del 2012 atacas la raíz del estrés en vez de simplemente suavizar su efecto. Aunque nada impide que después de tu sesión organizativa quieras recompensarte con un masaje. ~ Valentina Thörner da Cruz

Se asocia la productividad personal al estrés y a la persona organizada a una persona seca, ápera e inquieta. Algo así como una señorita Rottenmeier. Pues bien, no puedo encontrar una descripción más opuesta a Valentina Thörner da Cruz.

Quizás pienses que eres desorganizado por naturaleza y no puedes cambiar. O quizás creas que la organización es un don natural e instintivo que o te toca o no te toca. Yo también creía lo mismo.

Hasta que no tuve más remedio que aprobar unas oposiciones y tuve que pasar de mis propios miedos. Y sí, me sigo despistando en cosas, pero ahora tengo hábitos, herramientas y estrategias que me permiten corregir rápidamente esos fallos.

En otras palabras lo que dice Valentina es verdad, la organización te evita el estrés porque reduce las fuentes externas de estrés.

Una recomendación

Por eso me gustaría que consideraras regalar organización en estas navidades, o que te lo regales a tí mismo. Podría ser Organízate con Eficacia, de David Allen, que nunca cesaré de recomendar hasta que encuentre algo mejor. O puedes pedir consejo personal a una experta, Valentina, por ejemplo que tiene una oferta muy interesante para estas navidades.

Es un regalo especial; no es barato pero para la persona correcta podría ser un salvavidas. Y no, no estoy cobrando por esta recomendación, así que si tenéis dudas se las preguntáis a Valentina.

Y si no te da el dinero, bueno, pues siempre puedes regalar el libro de David Allen, que es mucho más barato. ¿Y si no, pues en mi blog y en los enlaces y libros que recomiendo también tenéis información al respecto.

La idea en la empresa es muy sencilla,

Al empezar la mañana el supervisor se da una vuelta por el gemba¹ y, trabajador por trabajador, dedica una reunión de dos minutos a constatar que mejoras kaizen ha introducido en su puesto de trabajo.

El diario Kaizen

Me pareció una idea fantástica, y la combiné con mi diario kaizen. Que en mi caso es un simple tiddler², pero podría estar en un cuaderno o en un archivo de texto. Lo que hago es tan sencillo como abrir todos los días mi diario kaizen y anotar en él las mejoras que he implementado.

Algo como esto

• 3 de Febrero de 2011 Etiqueté carpeta de entrada y salida #gtd

¿Con qué reglas?

1. Todos los días.
2. Los días de trabajo siempre debe existir al menos una mejora kaizen de trabajo.
3. Ninguna mejora es demasiado pequeña.
4. Escribo en primera persona lo que hago yo.

¿Para qué?

Este sistema me ayuda a alcanzar una mente de kaizen, a la que me referí en la primera carta de Esfuerzo y Productividad. Bueno, más modestamente, me ayuda en un par de hábitos de kaizen:

1. Disciplina diaria de buscar mejoras
2. Documentar las mejoras, lo que me ayuda a mantenerlas
3. Reunirme conmigo mismo 2 minutos al día

¿Y qué mejoro?

No hace falta ser un lince para descubrir mejoras que puedes implementar, sobre todo cuando te obligas a documentar tus mejoras todos los días. Y desde luego no me gustaría para nada limitarte a cuatro tipos, pero aquí van unas ideas simples que se pueden aplicar a casi cualquier trabajo, desde los deberes de primaria a la fabricación de robots:

1. Etiquetar carpetas y archivo
2. Etiquetar los lugares donde deben estar los elementos de trabajo.
3. Aquel grifo que gotea… Ese pequeño defecto en el modelo de…
4. Disponer un elemento de trabajo de acuerdo a las reglas 5S
5. Actualizar o empezar protocolos de trabajo
6. Actualizar o crear lista de tareas para un proyecto tipo.
7. Implementar o mejorar la implementación de una de las técnicas de GTD
8. Aquello de lo que siempre se están quejando pero que total, tampoco es tan importante…
9. Consultar con alguien (cliente/compañero/jefe) que va mal. (Con consultar ya vale).

Esto es sólo para abrir boca y ayudarte a buscar cosas que mejorar los primeros días³; en seguida tú mismo descubres que puedes mejorar y cómo hacerlo. Ante la duda, experimenta.

¿Alguna pregunta?

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CC –by Urban Don (Don Pezzano)

Las palabras son importantes. Es divertido porque si usamos un lenguaje rimbombante podemos engañarnos a nosotros mismos, ayudados por nuestro propio orgullo.

Administrar el tiempo, por ejemplo

Vamos a darle una miradita al diccionario. La RAE trae ocho acepciones de la palabra administrar, de las cuales, las únicas que pueden aplicarse, con algo de imaginación al tiempo, creo que son estas tres:

Administrar

Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan || Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes || Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto

Y ahora, escribiendo con cuidado, porque me están mirando los académicos, me parece que administrar el tiempo es darle órdenes al reloj. Me explico

Lo de ejercer la autoridad o el mando sobre el tiempo es el sueño imposible de todas las generaciones. Y en imposible se va a quedar porque hasta las estrellas envejecen. Lo de ordenar el tiempo, ¿acaso puedo poner el año 2011 antes que el 2010? ¿O este segundo después que el segundo siguiente? Ni el presidente de Apple puede ordenar el tiempo. En cuanto a dosificar el uso de algo, lo cierto es que tampoco puedo frenar el transcurso del tiempo. Como mucho podré estimar cuanto tiempo conlleva una tarea, eso es todo y asignar recursos conforme a esa estimación.

El tiempo como eje

El tiempo no lo podemos tocar, no se puede hacer tiempo, sólo se pueden hacer cosas en el tiempo. El tiempo es el eje del mundo, el eje del universo, si quieres ponerte cósmico; todo gira en torno al tiempo.

Por eso un programa de “administración de tiempo” es en realidad un ejercicio de estima. Basados en la experiencia acumulada estimamos el tiempo que conlleva esa tarea y las ordenamos consecutiva o simultáneamente, asociando cada tarea a un eje temporal. Es lo que hacen los diagramas GANTT

Lo difícil es la estima

Para poder establecer un diagrama GANTT hace falta saber cuánto tiempo dura cada tarea. Y claro, para eso la tarea debe ser conocida, debe ser parecida a otra tarea que ya sepamos cuánto tarda, o lo que es lo mismo, debe ser semejante a un estándar.

En el desembarco de Normandía, se emplearon este tipo de diagramas, que fueron muy bien, hasta que se toparon con alemanes. La primera víctima de la guerra son los estándares. Nada puede ir conforme al plan.

Administrar el tiempo en la productividad personal

¿Y en la vida, qué estándares tienes? ¿En tu empresa han sistematizado las tareas? ¿Cuánto lleva consultar un término en Internet? ¿Cuánto tardas en limpiar la casa? ¿En llevar los niños al colegio? ¿En hacer deporte? ¿En escribir tu novela? En…

¿De verdad tienes toda tu vida sistematizada y estandarizada? ¿Y si pudieras tener un libro con todos tus estándares no quedarían pulverizados mañana?

Porque mañana, tu página favorita puede caerse de Internet, o ir más lenta, y levantarte con un resfriado, que hará que te cueste más limpiar la casa, y luego uno de tus hijos, el que se cree Conan el bárbaro, confiesa que está enfermo justo en la puerta del colegio. Y tu deporte consiste en correr al ambulatorio con tu héroe que tiene cuarenta de fiebre…

Hay algo más sencillo que todo esto, que no es administrar el tiempo, sino tu atención y acciones, como recomienda J.M. Bolívar o David Allen en Como Organizarte con Eficacia

Esta es mi experiencia, ¿cuál es la tuya?

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